Excel Tipp 3 – Auswahlfeld und Bedingte Formatierung

Excel Tipp 3Heu­te möch­te ich zwei sehr mäch­ti­ge aber Excel-Novi­zen wei­test­ge­hend unbe­kann­te Funk­tio­nen vor­stel­len, die Bei­spiel­da­tei kann hier her­un­ter­la­den wer­den:

  • die Daten­über­prü­fung (Excel 2010) oder Gül­tig­keits­prü­fung (Excel 2003)
  • und die beding­te For­ma­tie­rung.

Ich habe eine Lis­te mit Per­so­nen, die in unter­schied­li­chen Abtei­lun­gen arbei­ten. Ich möch­te schnell alle Per­so­nen anzeigen/hervorheben, die in einer bestimm­ten Abtei­lung arbei­ten. Die Lis­te sieht wie im nächs­ten Bild dar­ge­stellt aus. Im Feld F2 steht die her­vor­zu­he­ben­de Abtei­lung. Zum Anzei­gen einer ver­grö­ßer­ten Dar­stel­lung kli­cken Sie bit­te auf das Bild.

Liste mit Namen und Abteilungen, hervorzuhebende Abteilung soll in F2 stehen.

Die Daten­über­prü­fung benö­ti­ge ich um im Feld F2 ein Aus­wahl­feld zu erzeu­gen, d.h. ich kann durch Kli­cken die Abtei­lung aus­wäh­len und spa­re mir so Schreib­ar­beit.

Wäh­len Sie die Zel­le F2 aus und dann in Abhän­gig­keit von Ihrer Excel Ver­si­on wie folgt:

In Excel 2010 gelan­gen Sie zur Daten­über­prü­fung über die Rib­bon­leis­te – Daten – Daten­über­prü­fung.

Excel 2010: Ribbonleiste – Daten – Datenüberprüfung Excel 2010: Dialogfenster Datenüberprüfung

In Excel bis Ver­si­on 2003 gehen Sie über das Menü – Daten – Gül­tig­keit.

Excel 2003: Menü – Daten – Gültigkeit Excel 2003: Dialogfenster Gültigkeitsprüfung

Wäh­len Sie Im Dia­log Datenüberprüfung/Gültigkeit den Rei­ter Ein­stel­lun­gen und dort für Zulas­sen – Lis­te, kli­cken Sie dann in das Feld Quel­le und wäh­len die Spal­te D aus (mit dem Maus­zei­ger auf die Spal­ten­über­schrift D gehen, war­ten bis der Maus­zei­ger ein Pfeil nach unten wird und dann kli­cken), Im Feld Quel­le soll­te nun =$D : $D ste­hen. Alle ande­ren Ein­stel­lun­gen brau­chen Sie nicht ver­än­dern. Bestä­ti­gen Sie den Dia­log mit OK.

Nach oben zeigen In Excel 2010 kann die Quel­le für die Aus­wahl­lis­te auf einem ande­ren Tabel­len­blatt ste­hen wie die Zel­le in der die Aus­wahl getä­tigt wer­den soll. In Excel <2003 muss sie zwin­gend auf dem glei­chen Blatt ste­hen.

Durch Kli­cken auf das klei­ne Aus­wahl­drei­eck rechts von Feld F2 öff­net sich ein Aus­wahl­fens­ter, Sie müs­sen nun nie­mals mehr die Abtei­lung mit der Hand hin­ein schrei­ben, son­dern kön­nen sie per Maus aus­wäh­len. Das wäre auch eine prak­ti­sche Metho­de, wenn Sie in Lis­ten oder Daten­ban­ken immer wie­der­keh­rend bestimm­te Begrif­fe oder Abkür­zun­gen ein­tra­gen müs­sen, bspw. Herr oder Frau.

Excel 2010: Das Auswahlfenster in Zelle F2

Nun müs­sen Sie sich um die For­ma­tie­rung der Tabel­le küm­mern. Mar­kie­ren Sie die Fel­der Ihrer Tabel­le, also von Zel­le B3 bis Zel­le D13. Begin­nen Sie unbe­dingt in Zel­le B3, da sonst die fol­gen­de For­mel nicht funk­tio­niert. Ihre Tabel­le soll­te wie fol­gen­des Bild aus­schau­en.

Excel 2010: Zelle B3 bis Zelle D13 markieren

Je nach ver­wen­de­ter Excel Ver­si­on unter­schei­det sich nun die Vor­ge­hens­wei­se.

Für Excel 2010 wäh­len Sie auf der Rib­bon­leis­te den Rei­ter Start, dann beding­te For­ma­tie­rung und dann neue Regel. Wäh­len Sie für den Regel­typ “For­mel zur Ermitt­lung der zu for­ma­tie­ren­den Zel­len ver­wen­den”.

Excel 2010: Ribbonleiste - Reiter Start - Bedingte Formatierung - neue Regel - Regeltyp “Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden”

Geben Sie in das Feld “Wer­te for­ma­tie­ren, für die die­se For­mel wahr ist” =$D3=$F$2 ein. Mit die­ser For­mel über­prü­fen Sie in jeder Zei­le der Tabel­le, ob der Wert, der in der Spal­te D steht, mit dem in Zel­le F2 über­ein­stimmt, das ist ein relativer/absoluter bzw. ein abso­lu­ter Ver­weis. Kli­cken Sie nach dem Ein­ge­ben der For­mel auf den Knopf For­ma­tie­ren und stel­len Sie die For­ma­tie­rung nach Ihren Wün­schen ein, ich habe für die Schrift weiß und fett und bei Aus­fül­len einen blau­en Hin­ter­grund gewählt. Bestä­ti­gen Sie die Dia­lo­ge mit OK.

Für Excel 2003 wäh­len Sie im Menü – For­mat – beding­te For­ma­tie­rung.

Excel 2003:  Menü – Format – bedingte Formatierung

Wäh­len Sie für die Bedin­gung 1 “For­mel ist” und geben Sie auch hier =$D3=$F$2 ein. Kli­cken Sie auf den Knopf For­mat und wäh­len Sie eine For­ma­tie­rung. Ich habe die Schrift fett und die Schrift­far­be weiß gewählt und das Mus­ter in einem Blau­ton. Schlie­ßen Sie die Dia­lo­ge mit OK.

Wäh­len Sie die Abtei­lung “Ver­kauf” aus, dann soll­te Ihre Tabel­le wie folgt aus­se­hen.

Excel 2010: Fertige Tabelle mit Hervorhebung für Abteilung “Verkauf”

Viel Erfolg beim Aus­pro­bie­ren und Fin­den eige­ner Anwen­dun­gen für die beschrie­be­nen Funk­tio­nen. Die Bei­spiel­da­tei kön­nen Sie hier her­un­ter­la­den.

2 Kommentare » Schreibe einen Kommentar