Heute fand ich einen Link zu den Office 2010 Produktanleitungen. Den Link finden Sie hinter dem Bild.

Die Office 2010-Produktanleitungen geben eine Übersicht über die Änderungen in den verschiedenen Microsoft Office-Programmen. Die folgenden Produktanleitungen sind in deutscher Sprache herunterladbar.

• Microsoft Access 2010 Product Guide
• Microsoft Excel 2010 Product Guide
• Microsoft InfoPath 2010 Product Guide
• Microsoft Office 2010 Product Guide
• Microsoft Office Mobile on Windows Phone 7 Product Guide
• Microsoft Office Web Apps Product Guide
• Microsoft OneNote 2010 Product Guide
• Microsoft Outlook 2010 Product Guide
• Microsoft PowerPoint 2010 Product Guide
• Microsoft Publisher 2010 Product Guide
• Microsoft SharePoint Workspace 2010 Product Guide
• Microsoft Word 2010 Product Guide

Viel Erfolg für Ihren Umstieg auf Office 2010.

Darin enthalten sind zahlreiche Anleitungen, Anregungen und Expertentipps für die effizientere und erfolgreichere Arbeit mit Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint, Project, Visio und VBA.

Klicken Sie hier oder auf das folgende Bild!

Viel Erfolg beim Umstieg!

Sie könnten die ersten vier Teile der Workshop-Reihe:

• Teil 1 — Grundlagen,
• Teil 2 – Programmierung,
• Teil 3 – Die Bedingte Formatierung meistern oder
• Teil 4 — Aufhübschen

nacharbeiten und Ihre eigene Kalenderdatei erstellen. Oder Sie laden sich eine der Dateien herunter und starten mit dem Workshop Ihrer Wahl:

• “Kalender Teil 1 für Excel 2010”,
• “Kalender Teil 2 für Excel 2010”,
• “Kalender Teil 3 für Excel 2010” oder 
• “Kalender Teil 4 für Excel 2010”.

Die Dateien zum Workshop finden Sie wie immer am Ende dieses Blog Post. Für die vergrößerte Darstellung eines Bildes klicken Sie bitte auf das Bild.

Tabelle Berechnung verstecken

Ich versehe Excel Arbeitsmappen, die ich für ein Problem erarbeitet habe, häufig mit einer Kommentarseite, für den Fall, dass ich die Tabelle ggf. nochmals anpassen muss. Meist werden die Menschen, für die ich die Excel Tabelle erarbeitet habe, durch die Kommentare und Berechnungen nur verwirrt. Also muss ich diese verstecken.

Öffnen Sie Ihr Excel Tabelle und rufen Sie mit <ALT><F11> den Visual Basic Editor auf, funktioniert mit jeder Excel Version. Sicher können Sie mit diesem Editor noch mehr anstellen, wir wollen aber nur eine Tabelle verbergen.

Sollte Ihr Visual Basic Editor nur ein leeres graues Fenster zeigen und nicht wie abgebildet aussehen, so aktivieren Sie mit Menü – Ansicht – Projekt-Explorer oder >STRG>R das Fenster “Projekt – VBAProjekt”. Das Eigenschaften Fenster rufen Sie mit <F4> oder Menü – Ansicht – Eigenschaftenfenster auf.

Wählen Sie im Projektfenster Ihre Tabelle 2 (Berechnung) aus, ändern Sie dann im Eigenschaften Fenster die Eigenschaft “Visible” (Sichtbarkeit) von “-1 –xlSheetVisible” auf “0 – xlSheetHidden”. Das war’s schon. Achten Sie darauf, dass Sie nicht alle Blätter einer Arbeitsmappe verstecken können.

Schließen Sie den VB Editor durch Klick auf das rote Kreuz in der rechten oberen Ecke, Sie müssen nichts speichern, das erfolgt automatisch. Die Tabelle “Berechnung” sollte verschwunden sein.

Kalender für Excel 97 bis 2003 abspeichern

Nun speichern Sie die Kalender Datei kompatibel für Excel 97 bis 2003, dazu klicken Sie auf Datei und “Speichern unter”. Wählen Sie “Excel-97–2003-Arbeitsmappe” und geben Sie als Dateinamen bspw. “kalender2003.xls” ein. Klicken Sie dann auf “Speichern”.

Leider findet die Kompatibilitätsprüfung nicht alle Fehler. Gefunden werden:

1. Bedingte Formatierung für den Kalender, hier wird erheblicher Funktionsverlust prognostiziert, der so jedoch nicht eintreten wird.
2. Formatierungen einzelner Zellen sollen einen geringfügigen Genauigkeitsverlust haben, vermutlich meint Excel hier die Umsetzung der Designfarben, die es in den alten Versionen so nicht gibt.

Nicht gefunden wird die Funktion NETTOARBEITSTAGE, diese Funktion gibt es nicht in Excel 97–2003. Sie ersetzen die Funktion mit einer VBA-Funktion, die das Laden eines Add-Ins erfordert.

Wählen Sie im Fenster für die Kompatibilitätsprüfung “Korrigieren”.

Öffnen Sie die konvertierte Excel Datei in der älteren Excel Version, hier vorgeführt mit Excel 2003.

Solange Sie eine der Zellen mit der inkompatiblen Formel für die NETTOARBEITSTAGE nicht anfassen, sieht alles perfekt aus. Sobald Sie eine Formel anklicken und mit <ENTER> bestätigen werden Fehler angezeigt. Das ältere Excel kennt die Funktion NETTOARBEITSTAGE nicht.

Aktivieren Sie über Menü “Extras” – “Add-Ins…” die “Analyse-Funktionen-VBA”. Jetzt ersetzen Sie die Funktion “NETTOARBEITSTAGE ” durch “NetWorkDays” und bestätigen die Eingabe mit der <ENTER>-Taste. In Zelle A34 sollte folgende Formel stehen:

=NetWorkDays(MIN(A3:A33);MAX(A3:A33);Feiertage)

Markieren Sie Zeile 34 und wählen Sie Menü “Bearbeiten” – “Ersetzen”. Geben Sie für “Suche nach” NETTOARBEITSTAGE und für “Ersetzen durch” NetWorkDays ein. Nach Klick auf “Alle ersetzen” erscheint ein Fenster, dass 11 Ersetzungen bestätigt. Jetzt berechnet die ältere Excel Version auch die Arbeitstage.

Wir sind fertig. Der Kalender funktioniert auch mit der älteren Excel Version. Aber Ihnen gefällt, wie mir übrigens auch, die “konvertierte” Designfarbe absolut nicht. Das Cyan verursacht doch Augenkrebs.

Konvertierte Design-Farbe gefällt nicht – was tun?

Ich nehme für die schnelle Lösung bewusst in Kauf, dass die Formeln nochmals eingegeben werden müssen. Sie können die bedingte Formatierung für Tage, Wochentage und Feiertage/KW auch für jeden Monat einzeln vornehmem, das verzwölffacht jedoch den Arbeitsaufwand.

Wir geben Vollgas und ändern:

1. die bedingte Formatierung für die Tage,
2. die bedingte Formatierung für die Wochentage,
3. die bedingte Formatierung für die Feiertage/KW,
4. die Tabellenlinien waagerecht und senkrecht und
5. die Farben für das Kalenderjahr, die Monate und die Nettoarbeitstage.

1. Bedingte Formatierung der Tage im gesamten Kalender

Dazu geben Sie im Namenfeld folgende Bereiche ein und bestätigen die Eingabe mit <ENTER>, danach halten Sie die <STRG>-Taste gedrückt und klicken auf Zelle A3!

A3:A33;D3:D31;G3:G33;J3:J32;M3:M33;P3:P32;S3:S33;V3:V33;Y3:Y32;AB3:AB33;AE3:AE32;AH3:AH33

Die Formel für die bedingte Formatierung lautet wie folgt, wählen Sie eine Formatierung.

=ODER(NICHT(ISTFEHLER(FINDEN(A3;Feiertagsliste)));WOCHENTAG(A3;2)>5)

2. Bedingte Formatierung der Wochentage im gesamten Kalender

Folgende Bereiche auswählen. Dann bei gedrückter <STRG>-Taste auf die Zelle B3 klicken.

B3:B33;E3:E31;H3:H33;K3:K32;N3:N33;Q3:Q32;T3:T33;W3:W33;Z3:Z32;AC3:AC33;AF3:AF32;AI3:AI33

Die Formel für die bedingte Formatierung lautet wie folgt, wählen Sie eine Formatierung wie bei den Tagen.

=ODER(NICHT(ISTFEHLER(FINDEN(A3;Feiertagsliste)));WOCHENTAG(A3;2)>5)

3. Bedingte Formatierung der Feiertage/KW im gesamten Kalender

Den Bereich wie folgt wählen und dann bei bei gedrückter <STRG>-Taste auf die Zelle C3 klicken.

C3:C33;F3:F31;I3:I33;L3:L32;O3:O33;R3:R32;U3:U33;X3:X33;AA3:AA32;AD3:AD33;AG3:AG32;AJ3:AJ33

Für die bedingte Formatierung sind zwei Formeln einzugeben.

=UND(ISTFEHLER(FINDEN(A3;Feiertagsliste));WOCHENTAG(A3;2)=1)
=ODER(NICHT(ISTFEHLER(FINDEN(A3;Feiertagsliste)));WOCHENTAG(A3;2)>5)

Die erste Formel gilt für die Kalenderwoche, ändern Sie hier nur die Schriftfarbe. Formel 2 gilt für die Feiertage, wählen Sie eine Formatierung. Halten Sie die Reihenfolge der einzelnen Formeln für die bedingte Formatierung ein. 

4. Tabellenlinien waagerecht und senkrecht

Nun müssen Sie die horizontalen Linien formatieren, wählen Sie dazu folgenden Bereich.

A2:AH34

Wählen Sie im Menü “Format” – “Zellen” und dann “Rahmen”. ACHTUNG! Formatieren Sie die mittlere senkrechte Linie nicht. Formatieren Sie nur die äußeren senkrechten Linien und alle waagerechten Linien.

Für das Formatieren der senkrechten Linien dürfen wir nur jeden zweiten Monat markieren. Wählen Sie folgenden Bereich. Formatieren Sie nur die äußere linke und äußerste rechte senkrechte Linie.

D2:F34;J2:L34;P2:R34;V2:X34;AB2:AD34;AH2:AJ34

Jetzt müssen Sie nur noch die Zellen mit dem Jahr, die Monate und die Arbeitstage markieren. Wählen Sie eine Formatierung für die Schriftfarbe.

Das war’s. Der Kalender für Excel 97 bis 2003 sieht nun auch angenehm aus.

Viel Erfolg und Spaß beim Nachmachen.

Down­loads

1. Kalender Teil 1 für Excel 2010,
2. Kalender Teil 2 für Excel 2010,
3. Kalender Teil 3 für Excel 2010,
4. Kalender Teil 4 für Excel 2010,
5. finaler Kalender für Excel 2010,
6. konvertierter Kalender für Excel 97–2003 und
7. finaler Kalender für Excel 97–2003.

Sie könnten die ersten Teile der Workshops:

• Teil 1 — Grundlagen,
• Teil 2 – Programmierung oder
• Teil 3 – Die Bedingte Formatierung meistern

nacharbeiten und Ihre eigene Kalenderdatei erstellen. Oder Sie laden sich eine der Dateien herunter und starten mit dem Workshop Ihrer Wahl:

• “Kalen­der Teil 1 für Excel 2010”,
• “Kalender Teil 2 für Excel 2010” oder
• “Kalender Teil 3 für Excel 2010”.

Die Dateien zum Workshop finden Sie wie immer am Ende dieses Blog Post. Für die vergrößerte Darstellung eines Bildes klicken Sie auf das Bild.

Überschriften und Monate mit Schriftfarbe versehen

Markieren Sie die Zellen A1, B2 und D2, also die Zellen mit dem Jahr und den Monaten Januar und Februar. Wählen Sie dann eine Designfarbe für die Schrift aus, hier habe ich wieder das mittlere Design-Blau gewählt.

Markieren Sie das Feld D2, das mit dem Februar, und gehen Sie auf die rechte untere Ecke, klicken Sie mit der linken Maus darauf und ziehen die Maus nach rechts, so füllen Sie die Monate bis Dezember aus. Wahrscheinlich werden Sie am Bildrand absetzen, den Fensterinhalt nach rechts scrollen und dann weiter ausfüllen. Enden Sie mit dem Dezember, es sollte die Zelle AJ2 sein.

Markieren Sie im Monat Februar die Tage vom 1. bis zum 7. Februar (D3:D9). Halten Sie die <STRG>-Taste gedrückt und markieren Sie die Tage für die Monate März bis Dezember. sollten Sie abrutschen, dann müssen Sei weder von vorn beginnen. Klicken Sie dann auf dem Menüband “Start” die Gruppe “Bearbeiten” und dann “Füllbereich” und “Rechts”. Alternativ hätten Sie auch <STRG>R benutzen können. Verfahren Sie für die Wochentage und die Feiertage/KW analog. Am Ende sollte die erste Woche von Januar bis Dezember eingetragen sein.

Markieren Sie nun in Zeile 9 den Bereich A9:AJ9, Sie könnten auch im Namenfeld “A9:AJ9” ohne Anführungszeichen eingeben und mit der <ENTER>-Taste bestätigen. Klicken Sie auf die rechte untere Ecke, Mauszeiger muss zuerst zu dünnem schwarzen Plus werden, und ziehen Sie die Maus bis zur Zeile 33. Sie müssen ggf. absetzen. Wenn Sie alles korrekt ausgefüllt haben, dann erscheint in der rechten unteren Zelle “Silvester”.

Sie wissen, dass einige Monate 28/29, manche 30 und andere 31 Tage haben. Das müssen Sie nun korrigieren. Markieren Sie dazu die Felder, bei denen es mit dem 1. des Nachfolgemonats weiter geht. Das müssten der 2. und 3. März, der 1. Mai, der 1. Juli, der 1. Oktober und der 1. Dezember sein.

Nach dem Markieren drücken Sie bitte die <ENTF>-Taste, die Formeln in den Zellen werden gelöscht. Nun müssen Sie noch die bedingte Formatierung entfernen. Wählen Sie auf dem Menüband “Start” in der Gruppe “Formatvorlagen” die “Bedingte Formatierung”, dann “Regeln löschen” und “Regeln in ausgewählten Zellen löschen”.

Markieren Sie alle Tage-Spalten und alle Wochentag-Spalten, sie werden auf eine Breite von 7 Excel-Einheiten eingestellt. Klicken Sie mit der rechtem Maus auf den Spaltenkopf und wählen Sie “Spaltenbreite…”. Geben Sie hier den Wert 7 ein. Verfahren Sie analog für die Feiertag/KW-Spalten und stellen Sie die Breite auf 25 ein.

Nun müssen Sie sich um den 29. Februar kümmern. Dazu verwenden wir einen Trick, denn Excel kennt Schaltjahre und wendet Sie auch an. Wenn Sie in einem Schaltjahr zum 28. Februar einen Tag hinzuaddieren, dann erhalten Sie den 29. Februar. Vollziehen Sie das in einem Nichtschaltjahr, dann erhalten Sie den 1. März. Wir müssen also den Monat checken.

Wir betten die in den Zellen D31 und F31 stehenden Formeln einfach in eine Wenn-Anweisung ein.

=Wenn(Monat(D30+1)=2;     ursprüngliche Formel     ;””)

Um die Zelle E31 brauchen Sie sich nicht kümmern, die ist schon geschickt programmiert.

Nun formatieren Sie die Zeile in der die Anzahl der Arbeitstage stehen sollen. Markieren Sie dazu Zeile 2 (hier stehen die Monate) und Zeile 34 (hier sollen die Arbeitstage stehen). Füllen Sie die Inhalte nach unten aus, bspw. <STRG>U oder über das Menüband.

Jetzt ermitteln Sie die Arbeitstage, dazu gibt es die Funktion NETTOARBEITSTAGE. Klicken Sie bitte in Zelle A34, dort steht z.Z. Januar und geben folgende Formel ein:

=NETTOARBEITSTAGE(MIN(A3:A33);MAX(A3:A33);Feiertage)

Das Startdatum ist immer das kleinste Datum in der Spalte (MIN), das Enddatum dann das größte Datum (MAX). Um ggf. Feiertage abzuziehen geben Sie den Bereichsnamen “Feiertage” ein. Zählen Sie bspw. die Arbeitstage im Dezember, es funktioniert. Benutzen Sie die benutzerdefinierte Formatierung für die Zelle A34 und geben Sie [0 “Arbeitstage] ohne eckige Klammern ein.

Füllen Sie den Bereich A34:AJ34 nach rechts aus, benutzen Sie den Befehl aus dem Menüband oder <STRG>R. Nun sollten alle Arbeitstage von Januar bis Dezember berechnet werden.

Markieren Sie den Bereich A1:AJ34 und wählen Sie auf dem Menüband “Seitenlayout” die Gruppe “Seite einrichten”, dann “Druckbereich” und “Druckbereich festlegen”.

Jetzt müssen Sie Excel so einstellen, dass es alles auf eine Seite druckt. Dazu Klicken Sie auf dem Menüband “Seitenlayout” innerhalb der Gruppe “Seite einrichten” auf das kleine Kästchen in der rechten unteren Ecke, wählen dann als Ausrichtung das Querformat und Klicken im Bereich Skalierung auf Anpassen und wählen 1 Seite breit und 1 Seite hoch.

Die Druckvorschau über Datei – Drucken zeigt wie der Kalender im Ausdruck ausschaut.

Das war es mit Teil 4 des Workshops. Im 5. Teil werden Sie das Tabellenblatt “Berechnung” verbergen und die Datei in einem Format für ältere Excel Versionen abspeichern. Dazu müssen Sie die Funktion NETTOARBEITSTAGE ersetzen, denn diese gab es damals noch nicht.

Viel Erfolg und Spaß beim Nachmachen.

Down­loads

• Kalender Teil 1 für Excel 2010,
• Kalender Teil 2 für Excel 2010,
• Kalender Teil 3 für Excel 2010 und
• Kalender Teil 4 für Excel 2010.

Ziel die­ses Work­shops ist es einen Kalen­der zu erstel­len, der nur durch Ein­gabe der Jah­res­zahl auto­ma­tisch ein Kalen­der­blatt erzeugt, in dem die Wochen­en­den und die gesetz­li­chen Fei­er­tage mar­kiert und die Anzahl der Arbeits­tage ange­zeigt wer­den. Der Kalen­der soll für die Nut­zung der Design-Features der neue­ren Excel Ver­sio­nen vor­be­rei­tet sein. In die­sem 3. Teil des Work­shops meistern Sie die “Bedingte Formatierung”.

Sie könnten die beiden ersten Teile der Workshops “Workshop: Kalender mit Feiertagen und Kalenderwoche selbst erstellen Teil 1 — Grundlagen” und “Workshop: Kalender mit Feiertagen und Kalenderwoche selbst erstellen Teil 2 – Programmierung” nacharbeiten und Ihre eigene Kalenderdatei erstellen. Oder Sie laden sich eine der beiden Dateien herunter und starten mit dem Workshop Ihrer Wahl:

• “Kalen­der Teil 1 für Excel 2010” oder
• “Kalender Teil 2 für Excel 2010”.

Die Dateien des Workshop Teil 3 finden Sie wie immer am Ende dieses Blog Post. Klicken Sie auf ein Bild für eine vergrößerte Darstellung.

Was noch fehlte

Im Teil 2 dieser Workshop Reihe fehlte noch das Formatieren der Zellen in denen ein Feiertag oder möglicherweise die Kalenderwoche steht. die Berechnung hatten Sie schon programmiert. Markieren Sie bitte die Zellen A4:F4 und füllen Sie sie bitte bis zur Zeile 9 nach unten aus. Wenn Sie alles richtig gemacht haben, dann sollten Sie beim 1. Januar linksbündig “Neujahr” stehen haben und beim 3. Januar und 7. Februar eine 1 bzw. 6, das sind die Kalenderwochen. Wir möchten im Feld aber 1. KW bzw. 6. KW stehen haben, also bemühen Sie die benutzerdefinierte Zellformatierung. Markieren Sie bitte die Zellen C3:C9 und F3:F9 (<STRG> Taste), klicken mit der rechten Maus und wählen “Zellen formatieren”. Geben Sie als Typ [0”. KW”] ohne die eckigen Klammern ein. Also Null Anführungszeichen, Punkt, Leerzeichen, KW und dann Anführungszeichen.

Schön erkenn Sie, wir haben zwar für alle Zellen eine Zahlenformatierung definiert, diese gilt aber nur für die Zahlen, hier die Kalenderwochen. Wenn Sie einmal die Zellen markiert haben, ordnen Sie den Inhalt bitte linksbündig an.

Die Bedingte Formatierung

Folgende Formatierungen für Feiertage, Wochenenden und Montage wollen wir vornehmen:

• der Tag soll eine mittlere Füllfarbe und weiße Schrift bekommen,
• der Wochentag bekommt eine mittlere Füllfarbe und
• das Feld Feiertag/KW bekommt ebenfalls eine mittlere Füllfarbe.
• Das Feld Feiertag/KW bekommt eine mittlere Schriftfarbe, sofern es ein Montag ist, der kein Feiertag ist.

Wochenende: WOCHENTAG(Datum;2)>5

Ein Datum fällt auf ein Wochenende, wenn der Wochentag größer als 5 ist, nämlich Samstag oder Sonntag 

NICHT( ISTFEHLER( FINDEN(Datum;Feiertagsliste) ) )

Ein Feiertag ist, wenn beim Suchen in der Feiertagsliste kein Fehler auftritt. Datum ist ein Feiertag, dann liefern die Funktion FINDEN keinen Fehler, damit liefert die Funktion ISTFEHLER den Wert FALSCH, die Funktion NICHT kehrt den Wert zu WAHR um. Damit hier die Fehler der Nichtfeiertage abgefangen werden können, wird diese Konstruktion benötigt.

UND( ISTFEHLER( FINDEN(Datum;Feiertagsliste));
WOCHENTAG(A3;2)=1)

Die Kalenderwoche wird nur eingetragen, wenn der Montag kein Feiertag ist. Also nur wenn Wochentag=1 (Montag) UND beim Suchen in der Feiertagsliste ein Fehler auftritt, das Datum also kein Feiertag ist.

Mit den folgenden zwei Formeln lösen Sie die Bedingte Formatierung für die oben aufgestellten Regeln. ACHTUNG! Bezugszelle ist hier A3.

=ODER(NICHT(ISTFEHLER(FINDEN(A3;Feiertagsliste)));WOCHENTAG(A3;2)>5)
=UND(ISTFEHLER(FINDEN(A3;Feiertagsliste));WOCHENTAG(A3;2)=1)

Markieren Sie bitte die Zellen A3:A9, beginnen Sie unbedingt mit Zelle A3, da Sie als Bezugszelle für die Formatierung der anderen Zellen benutzt wird. Würden Sie von unten her markieren, dann würde oben im Namenfeld nicht A3 sondern A9 stehen und die Formel müsste sich anstelle von A3 auf A9 beziehen. Also machen Sie es bitte wie vorgeschlagen.

Klicken Sie dann im Menüband “Start”, Gruppe “Formatvorlagen” auf “Bedingte Formatierung” und wählen “Neue Regel ..”.

Es öffnet sich das Dialogfenster “Neue Formatierungsregel”, wählen Sie hier “Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden” und geben dann im Feld “Werte formatieren, für die diese Formel wahr ist:” (rot) die Formel “=ODER(NICHT(ISTFEHLER(FINDEN(A3;Feiertagsliste)));WOCHENTAG(A3;2)>5)” ohne Anführungszeichen ein. Klicken Sie hiernach auf den Knopf Formatieren (gelb).

Im Dialogfenster Zellen formatieren wählen Sie für die Schrift ein Design-Weiß (grün) und für Ausfüllen ein mittleres Design-Blau (blau) aus. Nachdem Sie alle Dialoge mit OK geschlossen haben könnte Ihr Kalender wie abgebildet aussehen.

Nun formatieren Sie die Wochentage, diese sollen nur mit einem Füllmuster versehen werden, die Schriftfarbe bleibt unverändert. Markieren Sie bitte die Zellen B3:B9, beginnen Sie unbedingt mit Zelle B3!

Klicken Sie dann im Menüband “Start”, Gruppe “Formatvorlagen” auf “Bedingte Formatierung” und wählen “Neue Regel ..”.

Wählen Sie “Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden” und geben dann im Feld “Werte formatieren, für die diese Formel wahr ist:” (rot) die Formel “=ODER(NICHT(ISTFEHLER(FINDEN(A3;Feiertagsliste)));WOCHENTAG(A3;2)>5)” ohne Anführungszeichen ein. Als Füllmuster wählen Sie das gleiche mittlere Design-Blau wie bei den Tagen. Wenn alles funktioniert hat, dann sieht Ihr Kalender nun so aus.

Nun Formatieren Sie die Feiertage/KW. Die Formatierungsregel für die Feiertage kennen Sie schon, es ist die schon für die Tage und Wochentage verwendete. Markieren Sie die Zellen C3:C9. Erzeugen Sie eine neue formelbasierte bedingte Formatierung und verwenden Sie die folgende Formel und wählen ein mittleres Design-Blau als Füllmuster:

=ODER(NICHT(ISTFEHLER(FINDEN(A3;Feiertagsliste)));WOCHENTAG(A3;2)>5)

Jetzt müssen Sie die Formatierung für die Kalenderwoche festlegen, hier kein Füllmuster aber Schriftfarbe in mittleren Design-Blau.

Nachdem Sie die erste Formatierungsregel definiert haben, sind noch immer die Zellen C3:C9 markiert. Klicken Sie auf “Bedingte Formatierung” und wählen Sie nun “Regeln verwalten ..”. Im Dialogfenster “Manager für Regeln zur bedingten Formatierung” wählen Sie bitte “Neue Regel ..”.

Der weitere Ablauf ist analog zu den schon durchgeführten bedingten Formatierungen. Wählen Sie eine formelbasierte bedingte Formatierung, wählen Sie als Schriftfarbe ein mittleres Design-Blau. Geben Sie die folgende Formel ein:

=UND(ISTFEHLER(FINDEN(A3;Feiertagsliste));WOCHENTAG(A3;2)=1)

Nach dem Bestätigen (mehrere Male), sollten Sie die hellblaue 1. KW sehen können.

Nun haben Sie es fast geschafft, Sie müssen nur noch die bedingten Formatierungen für Tage, Wochentage und Feiertag/KW vom Januar auf den Februar übertragen. Das Erledigen Sie kinderleicht mit Format-Übertragen (-Pinsel).

Markieren Sie hierzu die Zellen A3:A9, also vom 01. bis 07. Januar, und klicken dann auf im Menüband “Start”, Gruppe “Zwischenablage” auf  “Format-Übertragen”. Danach markieren Sie den Bereich D3:D9 in einem Zug und die Formatierung wird übertragen. Das wiederholen Sie bitte für die Wochentage und die Feiertage/KW. Wenn alles funktioniert hat, dann sollte Ihr Kalender wie im folgenden Bild aussehen.

Das war der 3. Teil des Workshops. Im 4. Teil werden Sie die restlichen Monate anlegen und die Zeilen nach unten ausfüllen. Dann kommt noch das Ermitteln der Arbeitstage und das Einstellen des Druckbereiches und Sie sind fertig mit Ihrem Kalender.

Viel Erfolg und Spaß beim Nachmachen.

Down­loads

1. Kalen­der in einer mög­li­chen fina­len Ver­sion für Excel 2010,
2. Kalen­der in einer mög­li­chen finalen Version für Excel 2003,
3. Kalender Teil 1 für Excel 2010,
4. Kalender Teil 2 für Excel 2010 und
5. Kalender Teil 3 für Excel 2010.

Ziel die­ses Work­shops ist es einen Kalen­der zu erstel­len, der nur durch Ein­gabe der Jah­res­zahl auto­ma­tisch ein Kalen­der­blatt erzeugt, in dem die Wochen­en­den und die gesetz­li­chen Fei­er­tage mar­kiert und die Anzahl der Arbeits­tage ange­zeigt wer­den. Der Kalen­der soll für die Nut­zung der Design-Features der neue­ren Excel Ver­sio­nen vor­be­rei­tet sein. In die­sem 2. Teil des Work­shops programmieren Sie die Formeln im Tabellenblatt mit dem Jahreskalender und bereiten das Tabellenblatt für die Benutzung der Designfeatures des Office 2010 vor.

Sie können den Teil 1 des Workshops “Workshop: Kalender mit Feiertagen und Kalenderwoche selbst erstellen Teil 1 — Grundlagen” nacharbeiten und Ihre eigene Kalenderdatei erstellen, oder Sie laden sich die Datei “Kalen­der Teil 1 für Excel 2010” herunter und machen gleich mit Teil 2 des Workshops weiter.

Die Datein des Workshop Teil 2 finden Sie wie immer am Ende dieses Textes.

Design mit Office 2010/2007

Wenn Sie mit Office ab 2007 die automatische Umschaltung bei Auswahl eines anderen Design nutzen möchten, dann verabschieden Sie sich bitte von der manuellen Wahl von Standardfarben oder Standardschriften.

Sie müssen sich bei der Farb– bzw. Fontwahl auf die Designschriften bzw. Designfarben beschränken. Dann kann Excel, aber auch die anderen Office Anwendungen, bei Auswahl eines anderen Designs, die zugehörigen Schriften und Farben aktivieren.

Standardmäßig ist in meinem System das Design “Larissa” vorgewählt, als Beispiel habe ich das Design “Austin” gegenüber gestellt. Larissa ist ein blaues Thema, Austin ein eher grünes Thema.

Bei “Larissa” wird für Überschriften die Designschriftart “Cambria” eingesetzt und für Mengen– oder Fließtext die Designschriftart “Calibri”. Bei “Austin” werden Überschriften und Mengentext mit “Century Gothic” gesetzt.

Wollen Sie designorientiert die Schrift auswählen, so entscheiden Sie sich nur noch für Überschrift oder Mengentext. Aktivieren Sie ein neues Design, dann werden die zugehörigen Designschriften aktiviert.

Wählen Sie bei Farben auch nur die Designfarben, diese sind je nach Design harmonisch um eine Grundfarbe herum gruppiert. Prüfen Sie ggf. ob das gewählte Design hinsichtlich seiner Grauumsetzung auf Schwarz/Weiß Druckern erkennbar ist. Die neuen Designs orientieren auf Ausdrucke mit Farbdruckern.

Die Designs in Office 2010/2007 gestatten Ihnen ein schnelles Umschalten zwischen verschiedenen Varianten bei der Gestaltung Ihres Dokumentes. Weitere Designs zum Herunterladen finden Sie bei Microsoft Office.com unter Office-Designs. I.d.R. sind die Designs für alle Office-Anwendungen einsetzbar.

Probieren Sie ruhig mal ein neues Design aus, durch überfahren wird das neue Design mittels der Livevorschau angezeigt, aber erst durch bewusstes Anklicken für Ihr Dokument gewählt.

Kalender programmieren

Nun geht es mit unserem Kalender in die zweite Runde. Wir müssen nur einen kleinen Teil händisch programmieren, der Rest wird durch Ausfüllen übertragen. Wir programmieren die ersten 2 Tage im Januar und Februar.

Als erstes Formatieren wir die Überschrift in Zelle A1, dort steht z.Z. nur die Zahl 2011, wir möchten dort jedoch “Kalender für das Jahr 2011” stehen haben und wir können keinen Text hineinschreiben, da unser Kalender das Kalenderjahr aus der Zelle A1 bezieht.

Sie formatieren die Zelle benutzerdefiniert. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle A1 und wählen “Zellen formatieren”. Wählen Sie nun das Registerblatt “Zahlen” und dort die Kategorie “Benutzerdefiniert”. Unter Typ tragen Sie inkl. Anführungszeichen “Kalender für das Jahr” 0 ein. Der Text in Anführungszeichen wird als Text interpretiert, das folgende Leerzeichen ist für den abstand zuständig und die Null ist ein Platzhalter für eine ganze Zahl ohne Nachkommastelle. Möchten Sie zwei Kommastellen, so würden Sie 0,00 eingeben. Sehr schön können Sie die Auswirkung Ihrer Eingabe im Feld Beispiel erkennen. Sollte dort ggf. Unfug stehen, dann haben sie vieleicht ein Anführungszeichen vergessen. Klicken sie nach der Eingabe auf Ok.

Bei Ihnen steht nicht die gewünschte Überschrift sondern #######, kein Problem. Der Platz im Feld A1 ist zu schmal um den gesamten Text anzuzeigen, Abhilfe könnte sein die Zellen A1 bis AJ1 zu verknüpfen, so breit wird unser Kalender werden.

Für jeden Monat werden Sie drei Spalten benötigen:

1. Spalte: Der Tag 1 .. 31
2. Spalte: Der Wochentag Mo .. So
3. Spalte: Der Feiertag oder ggf. die Kalenderwoche

Über diesen 3 Spalten befindet sich der Monat: Januar .. Dezember.

Verbinden Sie die Zellen A1 bis C1 und ordnen Sie den Inhalt linksbündig an. Schreiben Sie nun in Zelle A1 =Datum(Jahr;1;1), das bewirkt den 01.01. des Jahres, hier 2011. Noch schnell das Datum so formatieren, dass nur der Monat dort steht. Rechte Maus auf Zelle klicken und “Zellen formatieren” wählen, Registerkarte “Zahlen”, Kategorie “Benutzerdefiniert”, Typ MMMM.

Für die Formatierung des Monates gibt es 4 Möglichkeiten:

• M: in Monaten von Januar bis September steht nur 1. bis 9., ab Oktober steht 10.,
• MM: in Monaten von Januar bis September gibt es eine führende Null,
• MMM: der Monat wird in Textschreibweise mit drei Zeichen abgekürzt, also bspw. Jan,
• MMMM: der Monat wird ausgeschrieben, bspw. Januar.

Schreiben Sie nun in die Zelle A3 ein Gleichheitszeichen und klicken Sie die Zelle A2 an, alternativ könnten Sie auch händisch =A2 hineinschreiben, aber die Gefahr des Vertippen besteht und könnte zu unerwünschten Ergebnissen führen. Formatieren Sie die Zelle A3 benutzerdefiniert mit der Zeichenfolge TT.

Für die Formatierung des Tages gibt es ebenfalls 4 Möglichkeiten:

• T: stellt den Tag ohne führende Null dar,
• TT: an Tagen von 01. bis 09. gibt es eine führende Null,
• TTT: der Tag wird in Textschreibweise mit zwei Zeichen abgekürzt, also bspw. Mo, Di, Mi,
• TTTT: der Monat wird ausgeschrieben, bspw. Montag, Dienstag, Mittwoch.

In die Zelle B3 schreiben Sie wiederum ein Gleichheitszeichen und klicken dann auf die Zelle A3, hier möchten wir den Wochentag, also Mo .. So stehen haben. Wählen Sie die benutzerdefinierte Formatierung mit TTT.

Jetzt wird es interessant, Sie wollen in Zelle C3:

• an Feiertagen den Feiertag eintragen
• an Montagen, die kein Feiertag sind, soll die Kalenderwoche stehen,
• in allen anderen Fällen soll nichts eingetragen werden.

Tragen Sie folgenden “Code” ein.

=WENN(ISTFEHLER(FINDEN(A3;Feiertagsliste));
WENN(WOCHENTAG(A3;2)=1;KÜRZEN((A3-WOCHENTAG(A3;2)-DATUM(JAHR(A3+4-WOCHENTAG(A3;2));1;-10))/7); "" );
SVERWEIS(A3;Berechnen_der_Feiertage;2;WAHR)
)

Was macht nun diese Code-Zeile?

Es wird abgefragt ob der Tag in Zelle A3 kein Feiertag ist, dann wird sofern der Wochentag ein Montag ist die Kalenderwoche ausgegeben, ansonsten wird der Feiertag eingetragen. Ganz einfach der Reihe nach.

WENN(Prüfung; [Dann_Wert]; [Sonst_Wert])

Die Wenn Anweisung sollten Sie kennen, WENN(Prüfung; [Dann_Wert]; [Sonst_Wert]), d.h ist die Prüfung wahr, dann wird der Dann_Wert ausgeführt, sonst der Sonst_Wert. Der Sonst_Wert ist optional, wenn Sie ihn nicht festlegen, dann wird ggf. “FALSCH” ausgegeben.

FINDEN(A3;Feiertagsliste)

Diese Funktion sucht das Datum in Zelle A3 in der Feiertagsliste, wenn es nicht in der Liste steht, gibt es eine Fehlermeldung, die Sie mit der nächsten Funktion abfangen können.

ISTFEHLER(Wert)

Wert kann eine Funktion sein, die einen Fehler erzeugt, bspw. ISTFEHLER(5/0) liefert Wahr, da eine Division durch Null einen Fehler hervorruft. Sie benutzen es um den Fehler der Finden Funktion abzufangen.

WENN(WOCHENTAG(A3;2)=1;KÜRZEN((A3-WOCHENTAG(A3;2)-DATUM(JAHR(A3+4-WOCHENTAG(A3;2));1;-10))/7); “” )

Ist das Datum in Zelle A3 ein Montag, dann wird die Kalenderwoche als Zahl eingetragen, sonst wird nichts, also “”, eine leere Zeichenkette eingetragen.

WOCHENTAG(A3;2)=1

liefert WAHR, wenn der Tag in Zelle A3 ein Montag ist, also den Wert 1 hat. Montag = 1, Sonntag = 7.

KÜRZEN((A3-WOCHENTAG(A3;2)-DATUM(JAHR(A3+4-WOCHENTAG(A3;2));1;-10))/7)

Leider ist die Formel für die Kalenderwoche in Excel die amerikanische Berechnungsvariante, die meist einen anderen Wert liefert als die KW nach DIN. Das ist die korrigierte Berechnung nach DIN.

SVERWEIS(A3;Berechnen_der_Feiertage;2;WAHR))

Gibt aus der Liste “Berechnen_der_Feiertage” den Namen des Feiertages aus Spalte 2 zurück. Fehler brauchen nicht abgefangen werden, da die Funktion nur aufgerufen wird, wenn ein Feiertag vorliegt.

Wenn ich derartige Formeln aufbaue, dann mache ich das schrittweise und baue sie aus den Einzelformeln zusammen.

Bei Ihnen sollte für den ersten Januar der Feiertag Neujahr erscheinen.

Jetzt wird es wieder ein wenig einfacher. Schreiben Sie in Zelle A4 ein Gleichheitszeichen, klicken auf die Zelle A3 und geben dann noch ein Pluszeichen gefolgt von einer 1 ein. D.h. Sie addieren zum 1. Januar einen Tag hinzu und erhalten den 2. Januar. Hier als 02 erkennbar.

Markieren Sei nun die Zellen B3 bis C3, bewegen den Cursor an die rechte untere Ecke und warten bis aus dem fetten weißen Plus ein weniger fettes schwarzes Plus wird. Dann halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen den Cursor bis zur Zeile 4. In der Zelle B4 sollte “So” erscheinen, die Zelle C scheint leer. Ein sich zeigender Smarttag würde ihnen eine Auswahl bieten hinsichtlich “Zellen Kopieren”, “Nur Formate ausfüllen” oder “Ohne Formatierung ausfüllen”. Der Standardwert “Zellen Kopieren” ist für diesen Fall die richtige Wahl.

Als Schrift für die gesamte Tabelle habe ich die Designschrift “Calibri” verwendet. Die Überschrift hat eine Größe von 36pt, der Monat, die Tage und der abgekürzte Wochentag ist mit 22pt formatiert und die Feiertage haben eine Schriftgröße von 11pt. Die Breite der Spalte A und B habe ich an den Inhalt angepasst, hier 50pt und die Spalte C habe ich so breit gemacht, dass der Feiertag “Tag der deutschen Einheit” hineinpassen würde. Wird später nochmals angepasst.

Dann habe ich die Zellen A2 bis C4 markiert und den Rahmen (Zellen formatieren, Register Rahmen) mit einer fetten Linie in einer hellen Designfarbe außen und innen nur waagerecht formatiert. Sonst würde Excel zwischen den Feldern für den Tag, den Wochentag und den Feiertag/KW ebenfalls eine Linie ziehen, das möchte ich aber nicht.

Nun legen wir das Feld für den Februar in der Überschrift an. Dazu markieren Sie den Januar begeben sich mit dem Cursor an den rechten unteren Rand der Zelle, bis aus dem fetten weißen Plus ein weniger fettes Plus wird, und ziehen bei gedrückter linker Maustaste um drei Spalten nach rechts. Dabei wird automatisch die Formel aus Zelle A2 in die Zelle D2 übertragen, diese entsteht durch verbinden der Zellen D2 bis F2. Noch steht fehlerhaft dort die Formel “=DATUM(Jahr;1;1)” die Sie durch “=DATUM(Jahr;MONAT(A2)+1;1)” ersetzen. Nun sollte nach Bestätigen mit der <ENTER>-Taste dort Februar stehen. Sie berechnen aus dem Datum im Feld Januar ein neues Datum in dem Sie zum Monat einen Monat hinzufügen.

Nun werden Sie die Formeln in den Feldern A3 bis C4 in die entsprechenden Felder des Monats Februar kopieren. Markieren Sie dazu zuerst den Bereich D3 bis D4, halten die <STRG>-Taste gedrückt und wählen nun den Bereich A3 bis A4 aus. Hiernach klicken Sie im Menüband Start, Gruppe Bearbeiten auf Füllbereich und wählen “Rechts”. Nun sollten die Formeln und Formate in die Zellen D3 bis D4 übernommen worden sein. Verfahren Sie bitte genauso für die Bereiche

• B3 bis B4 und E3 bis E4 und
• C3 bis C4 und F3 bis F4.

Sie erhalten eine Tabelle wie auf dem letzten Bild dargestellt.

In diesem Workshop haben Sie die Formeln für den Kalender programmieret. Jetzt fehlt nur noch die bedingte Formatierung um die Hervorhebungen für Feiertage und Wochenenden hervor zunehmen. Wie das geht, erfahren Sie im nächsten Teil des Workshops.

Down­loads

1. Kalen­der in einer mög­li­chen fina­len Ver­sion für Excel 2010,
2. Kalen­der in einer mög­li­chen finalen Version für Excel 2003
3. Kalender Teil 1 für Excel 2010 und
4. Kalender Teil 2 für Excel 2010.

Ziel dieses Workshops ist es einen Kalender zu erstellen, der nur durch Eingabe der Jahreszahl automatisch ein Kalenderblatt erzeugt, in dem die Wochenenden und die gesetzlichen Feiertage markiert und die Anzahl der Arbeitstage angezeigt werden. Derartige Kalender liegen zwar am Ende eines Jahres oft der Tageszeitung bei, aber ich möchte ihn als elektronische Lösung haben. Der Kalender soll für die Nutzung der Design-Features der neueren Excel Versionen vorbereitet sein. Der vorgestellte Kalender ist ab Excel 2002 lauffähig, einzig für die Berechnung der Nettoarbeitstage muss eine spezielle Funktion eingebunden werden, dazu jedoch erst im Teil 3.

Viele “ewige” Kalender, die Sie im Netz finden, können Sie frei herunterladen, aber selten finden Sie eine Anleitung wie es gemacht wird. Diese Lücke möchte ich schließen. Natürlich stelle ich am Ende den mit Excel erstellten Kalender zum Download zur Verfügung.

In diesem 1. Teil des Workshops lernen Sie die Vorgehensweise zur “Berechnung” der Feiertage.

Zur mathematischen Umsetzung: Es gibt feststehende Feiertage, bspw. Neujahr am 1. Januar und gleitende Feiertage wie bspw. Ostern. Alle verschieblichen Feiertagen sind von folgenden 2 Feiertagen abhängig bzw. aus diesen berechenbar:

• Ostersonntag und der
• Vierte Advent.

Mathematik

Zuerst müssen Sie eine Liste der in Ihrem Bundesland geltenden gesetzlichen Feiertage zusammenstellen und die Formeln ermitteln.

Ich habe die in allen Regionen Thüringens gültigen Feiertage aufgelistet. Sollten Sie weitere benötigen, so empfehle ich von www.oeftg.de die Abhandlung zur Berechnung gesetzlicher Feiertage. Auf der Seite gibt es ein PDF zum Download in dem weitere Abhängigkeiten erklärt sind.

Berechnung der gesetzlichen Feiertage für Thüringen

Nun öffnen Sie bitte eine neue Arbeitsmappe mit zwei Tabellen, die erste nennen Sie “Kalender”, die zweite “Berechnung”. Die Tabelle “Berechnungen” werden Sie später verstecken.

In die Zelle A1 der Tabelle “Kalender” tragen Sie bitte das Jahr 2011 ein. Dann begeben Sie sich in das Namenfeld und tragen dort anstelle “A1” den Feldnamen “Jahr” ein und bestätigen Ihre Eingabe mit <ENTER>. Sie haben für die Zelle “A1” den Bereichsnamen “Jahr” definiert und können diesen dann in Formeln als Variable benutzen.

Nun fügen Sie im Tabellenblatt “Berechnung” die Überschrift “Berechnungen für den Kalender” in die Zelle A1, “Berechnen_der_Feiertage” in die Zelle A3, “Feiertage” in die Zelle B3 und “Feiertagsliste” in die Zelle A18. Das sind nur Überschriften die zur Bezeichnung weiterer zur Berechnung notwendiger Bereiche dienen.

Fügen Sie nun vor allen eingefügten Formeln ein “=” ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit <ENTER>.

Nachdem Sie alle “=” eingetragen haben, werden Sie feststellen, dass in allen Zellen, die Feiertage enthalten, die mit Hilfe des Datums für den Ostersonntag berechnet werden, Fehlermeldungen “#NAME?” erscheinen. Das ist soweit korrekt, denn Sie haben noch keine Bereichsdefinition für “Ostersonntag” durchgeführt.

Klicken Sie  nun in das Feld in dem das Datum für den Ostersonntag stehen sollte, hier steht die Zahl “40657”. Das ist korrekt, da Excel noch nicht weis, dass das ein Datum ist. Vergeben Sie für die Zelle B6 den Bereichsamen “Ostersonntag”.

Nach dem Bestätigen mit der <ENTER> Taste sollten in den Formeln alle Fehlermeldungen verschwunden sein. Sollten bei Ihnen in der Spalte B nicht nur Datumsangaben stehen, sondern auch Zahlen, dann markieren Sie bitte alle Datumswerte und formatieren Sie die Zellen mit einem Datumsformat.

Nun kommen Sie zu einer etwas aufwendigen Formel. Geben Sie bitte in Zelle A19 folgende Formel ein:

=VERKETTEN(B4;" ";B5;" ";Ostersonntag;" ";B7;" ";B8;" ";B9;" ";B10;" ";B11;" ";B12;" ";B13;" ";B14;" ";B15;" ";B16)

Hiermit erzeugen Sie eine Liste aller zuvor berechneten Feiertage, die durch Leerzeichen getrennt sind. Ich verwende dazu die Funktion Verketten. Achten Sie bitte darauf, keine Zelle doppelt anzuklicken und auch keine Zelle zu vergessen. Schließen Sie am Ende die Verketten Funktion mit einer Klammer. Ist ein typischer Anfänger Fehler den Excel meist automatisch korrigieren kann, aber rummeckert.

Markieren Sie die Zellen A19:F19 und verbinden Sie diese, der Schönheit wegen können Sie auch einen Rahmen darum erstellen.

Leider müssen Sie noch eine kleine Umgestaltung der Position der Daten vornehmen. Für die Liste “Berechnen_der_Feiertage” müssen die Datumsangaben zwingend in der ersten Spalte und die Bezeichner der Feiertage in der zweiten Spalte angeordnet sein. Bitte realisieren Sie das, indem Sie zuerst die Bezeichner nach rechts in die Spalte C verschieben und dann den gesamten Bereich wieder nach links schieben.

Nun müssen Se weitere Bereichsdefinitionen vornehmen, geht in einem jungfräulichen Excel Blatt am einfachsten durch Markieren des Bereiches, Eingeben des Bereichsnamens im Namenfeld und anschließendem Bestätigen mit der <ENTER> Taste. Folgende Bereichsnamen müssen Sie definieren:

• Berechnen_der_Feiertage (1), rot
• Feiertage (2), grün
• Feiertagsliste (3), blau

Jahr und Ostersonntag haben Sie schon definiert. Sie können gut erkennen, dass auch überlappende Bereiche möglich sind. Bitte kontrollieren Sie die Bereichsnamen mit Hilfe des Namens-Managers, Menüband “Formeln” – Gruppe “definierte Namen” – “Namens-Manager”.

Haben Sie sich vertan, dann können Sie fehlerhafte Definitionen mit dem Namens-Manager löschen oder bearbeiten.

So das war es im 1. Teil dieses Workshops. In Teil 2 werden Sie den Kalender “programmieren”.

Sollten Sie Fragen haben, dann melden Sie sich bitte in einem Kommentar oder per PM. Natürlich dürfen Sie auch einen Kommentar schreiben, wenn  Sie den Workshop toll finden.

Viel Erfolg beim Nachvollziehen des Workshops.

Downloads

1. Kalender in einer möglichen finalen Version für Excel 2010,
2. Kalender in einer möglichen finalen Version für Excel 2003 und
3. Kalender Teil 1 für Excel 2010.

Videos zu folgende Themen sind verfügbar:

Office

• MS Office 2010, 2007 und 2003 mit Word, Excel, Outlook, Powerpoint, OneNote und  Access
• OpenOffice mit den Anwendungen Base, Calc, Impress und Writer und
• Google Docs.

Foto / Design

• Photoshop CS3, CS4 und CS5,
• PS Elements,
• GIMP,
• Google Picasa,
• 3D-Programme wie Cinema 4D und  BodyPaint 3D und
• Illustrator.

Audio / Video

• iTunes und
• Media Player.

Betriebssysteme

• Windows 7,
• Windows Vista,
• Windows XP,
• Ubuntu und
• Windows Allgemein.

Anwendungen

• Browser,
• Brennprogramme,
• Information,
• Kommunikation,
• Sicherheit und
• System.

Webseiten

• Google mit Google Maps, Google Suche und Google Mail,
• Youtube und
• Sonstige.

Programmierung

• Visual Basic,
• CMS-Systeme (eigentlich nur WordPress) und
• Web 2.0.

Hardware / Geräte,

Fun & Games,

Produktvideos,

Apps für Apple iOS und Google Android und

News aus der IT Branche.

Viel Spaß beim Stöbern.

• die Datenüberprüfung (Excel 2010) oder Gültigkeitsprüfung (Excel 2003)
• und die bedingte Formatierung.

Ich habe eine Liste mit Personen, die in unterschiedlichen Abteilungen arbeiten. Ich möchte schnell alle Personen anzeigen/hervorheben, die in einer bestimmten Abteilung arbeiten. Die Liste sieht wie im nächsten Bild dargestellt aus. Im Feld F2 steht die hervorzuhebende Abteilung. Zum Anzeigen einer vergrößerten Darstellung klicken Sie bitte auf das Bild.

Die Datenüberprüfung benötige ich um im Feld F2 ein Auswahlfeld zu erzeugen, d.h. ich kann durch Klicken die Abteilung auswählen und spare mir so Schreibarbeit.

Wählen Sie die Zelle F2 aus und dann in Abhängigkeit von Ihrer Excel Version wie folgt:

In Excel 2010 gelangen Sie zur Datenüberprüfung über die Ribbonleiste – Daten – Datenüberprüfung.

In Excel bis Version 2003 gehen Sie über das Menü – Daten – Gültigkeit.

Wählen Sie Im Dialog Datenüberprüfung/Gültigkeit den Reiter Einstellungen und dort für Zulassen – Liste, klicken Sie dann in das Feld Quelle und wählen die Spalte D aus (mit dem Mauszeiger auf die Spaltenüberschrift D gehen, warten bis der Mauszeiger ein Pfeil nach unten wird und dann klicken), Im Feld Quelle sollte nun =$D : $D stehen. Alle anderen Einstellungen brauchen Sie nicht verändern. Bestätigen Sie den Dialog mit OK.

In Excel 2010 kann die Quelle für die Auswahlliste auf einem anderen Tabellenblatt stehen wie die Zelle in der die Auswahl getätigt werden soll. In Excel <2003 muss sie zwingend auf dem gleichen Blatt stehen.

Durch Klicken auf das kleine Auswahldreieck rechts von Feld F2 öffnet sich ein Auswahlfenster, Sie müssen nun niemals mehr die Abteilung mit der Hand hinein schreiben, sondern können sie per Maus auswählen. Das wäre auch eine praktische Methode, wenn Sie in Listen oder Datenbanken immer wiederkehrend bestimmte Begriffe oder Abkürzungen eintragen müssen, bspw. Herr oder Frau.

Nun müssen Sie sich um die Formatierung der Tabelle kümmern. Markieren Sie die Felder Ihrer Tabelle, also von Zelle B3 bis Zelle D13. Beginnen Sie unbedingt in Zelle B3, da sonst die folgende Formel nicht funktioniert. Ihre Tabelle sollte wie folgendes Bild ausschauen.

Je nach verwendeter Excel Version unterscheidet sich nun die Vorgehensweise.

Für Excel 2010 wählen Sie auf der Ribbonleiste den Reiter Start, dann bedingte Formatierung und dann neue Regel. Wählen Sie für den Regeltyp “Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden”.

Geben Sie in das Feld “Werte formatieren, für die diese Formel wahr ist” =$D3=$F$2 ein. Mit dieser Formel überprüfen Sie in jeder Zeile der Tabelle, ob der Wert, der in der Spalte D steht, mit dem in Zelle F2 übereinstimmt, das ist ein relativer/absoluter bzw. ein absoluter Verweis. Klicken Sie nach dem Eingeben der Formel auf den Knopf Formatieren und stellen Sie die Formatierung nach Ihren Wünschen ein, ich habe für die Schrift weiß und fett und bei Ausfüllen einen blauen Hintergrund gewählt. Bestätigen Sie die Dialoge mit OK.

Für Excel 2003 wählen Sie im Menü – Format – bedingte Formatierung.

Wählen Sie für die Bedingung 1 “Formel ist” und geben Sie auch hier =$D3=$F$2 ein. Klicken Sie auf den Knopf Format und wählen Sie eine Formatierung. Ich habe die Schrift fett und die Schriftfarbe weiß gewählt und das Muster in einem Blauton. Schließen Sie die Dialoge mit OK.

Wählen Sie die Abteilung “Verkauf” aus, dann sollte Ihre Tabelle wie folgt aussehen.

Viel Erfolg beim Ausprobieren und Finden eigener Anwendungen für die beschriebenen Funktionen. Die Beispieldatei können Sie hier herunterladen.

Zahl mit fünf Stellen und ggf. führenden Nullen erstellen. Ich vermute mal, er wollte eine Postleitzahl mit führender Null korrekt darstellen, Excel schneidet standardmäßig bei Zahlen die führende Null ab.

Im folgenden Bild habe ich verschiedene Varianten dargestellt. Schreibe ich bspw. nur 07950 in eine Zelle in Excel, so wird die führende Null abgeschnitten. Um die Postleitzahl (PLZ) wie in Deutschland üblich mit 5 Ziffern und ggf. einer führenden Null darzustellen, gibt es 3 Vorgehensweisen.

Sie die Zelle Formatieren. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle und wählen “Zellen Formatieren”. Alternativ können Sie bei den Versionen vor Excel 2007 auch über das Menü Format – Zellen oder alternativ <STRG>1 dahin gelangen.

Vorgehen 1: Wählen Sie das Register “Zahlen”, als Kategorie Sonderformat, beim Typ Postleitzahl und für das Gebietsschema Deutsch (Deutschland). Bestätigen Sie Ihre Wahl mit <OK>. Für eine größere Darstellung klicken Sie bitte auf das Bild.

Vorgehen 2: Wählen Sie das Register “Zahlen”, als Kategorie Benutzerdefiniert. Geben Sie als Typ fünf Nullen also 00000 ein. Schön können Sie oberhalb der Eingabezeile für den Typ im Feld Beispiel die Auswirkung Ihrer Eingabe erkennen.

Hätten Sie bspw. 6 Nullen eingegeben, so würde Ihre Zahl sechs Stellen besitzen und in dem Fall als 007950 dargestellt werden.

Vorgehen 3 ist eigentlich ein Trick. Sie müssen dazu die Zeichenfolge 07950 als Text eingeben. Das Erreichen Sie, indem Sie ein Hochkomma voranstellen, also ‘07950 schreiben. Die Hochkommataste ist die Taste rechts neben dem Ä. Gut erkennen Sie das daran, dass die Zahl nun nicht mehr rechtsbündig in der Zelle steht, wie die anderen PLZ, sondern linksbündig. Excel zeigt Ihnen links oben in der Zelle einen kleinen grünen Winkel, fahren Sie mit Ihrer Maus darüber, dann wird er zu einem Ausrufezeichen in einem spießkant gestellten Viereck.

Ein Klick auf das Auswahldreieck öffnet ein Kontextmenü, das hier bestimmte Korrekturen ermöglichen würde, die wir aber hier nicht umstellen brauchen, als Text gespeicherte Zahl ist korrekt.

Wenn ich in einer Excel nur eine PLZ eingeben muss, dann verwende ich Vorgehen 3, da es am schnellsten geht. Sind mehrere Postleitzahlen einzugeben, dann wähle ich Vorgehen 1, da dort die wenigsten Klicks oder Tastatureingaben erforderlich sind.

Sollten Sie eine Excel Tabelle als Adressquelle für einen Serienbrief in Word verwenden und Word schneidet trotz korrekter Formatierung in Excel die erste Null ab, dann verwenden Sie Vorgehen 3, damit funktioniert es definitiv. Bei mir trat der Fehler sporadisch auf. Ich konnte ihn aber für diesen Blogpost nicht reproduzieren.

Viel Erfolg beim Ausprobieren.

Info: Excel bis Version 2003 erlaubt 256 Spalten (2⁸) und 65536 Zeilen (2¹⁶). Ab Excel 2007 sind es 16.384 Spalten (2¹⁴) und 1.048.576 Zeilen (2²⁰).

Er möchte schnell das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit abrufen/eingeben.

1. Geben Sie “<STRG>.” ohne “” ein, es erscheint das tagesaktuelle Datum.
2. Geben Sie “<STRG>:” ohne “” ein und es erscheint die aktuelle Uhrzeit.

Sie möchten das Datum eleganter formatieren, links in der Zelle soll der Wochentag stehen und rechtsbündig das Datum. Kein Problem, das erledigen Sie mittels “Zelle formatieren”:

• Excel bis 2003 über das Menü — “Format” — “Zellen”  und
• Excel ab 2007 über “Start” — “Format” — “Format Zellen”.

Wählen Sie das Register “Zahlen” und dort die Kategorie “Benutzerdefiniert” aus. Geben Sie als Typ die folgende Zeichenkette ohne “” ein: “TTT*  TT.MM.JJJJ”.

• TTT: schreibt den Wochentag als Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa, So, ein
• TTTT würde den Wochentag als Montag, Dienstag .. formatieren,
• TT.MM.JJJJJ bewirkt die Ausgabe von Tag (TT) und Monat (MM) mit ggf. führender 0, JJJJ bewirkt die vollständige Jahresangabe.
• das Multiplikationszeichen “*” bewirkt hier das linksbündige Anordnen des Wochentages.

Sie können den führenden Teil jedweder Zellformatierung durch nachgestelltes “*” linksbündig und den Rest dann rechtsbündig anordnen.

Viel Spaß beim Ausprobieren.

Es sollen 4 Datenreihen in einem Balkendiagramm dargestellt werden, die Werte der Datenreihen 3 und 4 sind sehr viel größer als die Werte der Datenreihen 1 und 2. Ein typischer Einsatzfall für die Primär– / Sekundärachse.

Gibt man vier Datenreihen ein und ordnet diese unterschiedlichen Y-Achsen zu, dann zeigt EXCEL die Balken der vier Datenreihen nicht nebeneinander an. Sondern stellt die Balken der auf der Primärachse dargestellten Datenreihen 1 und 2 hinter den auf der Sekundärachse dargestellten Balken der Datenreihen 3 und 4 dar. Diese Vorgehensweise ist also denkbar ungeeignet, wünschenswert wäre die Darstellung der Datenreihen nebeneinander.

Dazu gibt man zusätzlich vier Dummy-Datenreihen ein, hier hellgrau und hellgelb dargestellt. Die Dummy-Datenreihen enthalten anfangs noch fiktive Zahlenwerte, die später gelöscht werden.

Wird nun ein Balkendiagramm erzeugt, so werden alle 8 Datenreihen auf der ersten Y-Achse dargestellt, es gibt keine Überdeckungen, aber aufgrund der sehr kleinen/großen Werte bringt die automatische Skalierung hier eine ebenfalls eher ungeeignete Darstellung.
Nun müssen die Datenreihen 3 und 4 und die Dummyreihen 3 und 4 auf der Sekundärachse gezeichnet dargestellt werden.

Dazu markiert man mit der Datenreihe 3 beginnend, nacheinander all die Datenreihen, die auf der Sekundärachse dargestellt werden sollen. Datenreihe markieren, mit rechter Maustaste klicken und “Datenreihen formatieren” auswählen. Im sich öffnenden Dialog “Datenreihen formatieren” den Tab-Reiter “Achsen” wählen und dann Datenreihe zeichnen auf “Sekundärachse” anklicken. ACHTUNG! Klickt man wegen einer zu schnellen Maus 2x auf einen der Balken, so wird nicht die Datenreihe markiert, sondern nur ein Datenpunkt Balken. Das erkennt man sehr schnell, denn im rechte Maus Dialog steht nun “Datenpunkt formatieren”.

Jetzt müssen die Dummy-Datenreihen aus der Legende entfernt werden. Dazu klickt man einmal auf die Legende und wählt damit die Legende aus. Ein zweiter Klick auf den Legendeneintrag (hier Dummy 4) markiert den Legendeneintrag. Hiernach wird die Löschtaste <ENTF> betätigt. ACHTUNG! Hat man das Legendensymbol ausgewählt, würde das Betätigen der Löschtaste die komplette Datenreihe aus dem Diagramm entfernen – das wollen wir aber nicht. Hier beispielhaft mit der Datenreihe 4 (fliederfarbend) in der rechten unteren Ecke der Grafik dargestellt.

Nun ist das Diagramm fertig und man kann sich an des Aufhübschen machen.

Zum Üben können Sie die EXCEL-Datei hier herunterladen.