• die Datenüberprüfung (Excel 2010) oder Gültigkeitsprüfung (Excel 2003)
• und die bedingte Formatierung.

Ich habe eine Liste mit Personen, die in unterschiedlichen Abteilungen arbeiten. Ich möchte schnell alle Personen anzeigen/hervorheben, die in einer bestimmten Abteilung arbeiten. Die Liste sieht wie im nächsten Bild dargestellt aus. Im Feld F2 steht die hervorzuhebende Abteilung. Zum Anzeigen einer vergrößerten Darstellung klicken Sie bitte auf das Bild.

Die Datenüberprüfung benötige ich um im Feld F2 ein Auswahlfeld zu erzeugen, d.h. ich kann durch Klicken die Abteilung auswählen und spare mir so Schreibarbeit.

Wählen Sie die Zelle F2 aus und dann in Abhängigkeit von Ihrer Excel Version wie folgt:

In Excel 2010 gelangen Sie zur Datenüberprüfung über die Ribbonleiste – Daten – Datenüberprüfung.

In Excel bis Version 2003 gehen Sie über das Menü – Daten – Gültigkeit.

Wählen Sie Im Dialog Datenüberprüfung/Gültigkeit den Reiter Einstellungen und dort für Zulassen – Liste, klicken Sie dann in das Feld Quelle und wählen die Spalte D aus (mit dem Mauszeiger auf die Spaltenüberschrift D gehen, warten bis der Mauszeiger ein Pfeil nach unten wird und dann klicken), Im Feld Quelle sollte nun =$D : $D stehen. Alle anderen Einstellungen brauchen Sie nicht verändern. Bestätigen Sie den Dialog mit OK.

In Excel 2010 kann die Quelle für die Auswahlliste auf einem anderen Tabellenblatt stehen wie die Zelle in der die Auswahl getätigt werden soll. In Excel <2003 muss sie zwingend auf dem gleichen Blatt stehen.

Durch Klicken auf das kleine Auswahldreieck rechts von Feld F2 öffnet sich ein Auswahlfenster, Sie müssen nun niemals mehr die Abteilung mit der Hand hinein schreiben, sondern können sie per Maus auswählen. Das wäre auch eine praktische Methode, wenn Sie in Listen oder Datenbanken immer wiederkehrend bestimmte Begriffe oder Abkürzungen eintragen müssen, bspw. Herr oder Frau.

Nun müssen Sie sich um die Formatierung der Tabelle kümmern. Markieren Sie die Felder Ihrer Tabelle, also von Zelle B3 bis Zelle D13. Beginnen Sie unbedingt in Zelle B3, da sonst die folgende Formel nicht funktioniert. Ihre Tabelle sollte wie folgendes Bild ausschauen.

Je nach verwendeter Excel Version unterscheidet sich nun die Vorgehensweise.

Für Excel 2010 wählen Sie auf der Ribbonleiste den Reiter Start, dann bedingte Formatierung und dann neue Regel. Wählen Sie für den Regeltyp “Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden”.

Geben Sie in das Feld “Werte formatieren, für die diese Formel wahr ist” =$D3=$F$2 ein. Mit dieser Formel überprüfen Sie in jeder Zeile der Tabelle, ob der Wert, der in der Spalte D steht, mit dem in Zelle F2 übereinstimmt, das ist ein relativer/absoluter bzw. ein absoluter Verweis. Klicken Sie nach dem Eingeben der Formel auf den Knopf Formatieren und stellen Sie die Formatierung nach Ihren Wünschen ein, ich habe für die Schrift weiß und fett und bei Ausfüllen einen blauen Hintergrund gewählt. Bestätigen Sie die Dialoge mit OK.

Für Excel 2003 wählen Sie im Menü – Format – bedingte Formatierung.

Wählen Sie für die Bedingung 1 “Formel ist” und geben Sie auch hier =$D3=$F$2 ein. Klicken Sie auf den Knopf Format und wählen Sie eine Formatierung. Ich habe die Schrift fett und die Schriftfarbe weiß gewählt und das Muster in einem Blauton. Schließen Sie die Dialoge mit OK.

Wählen Sie die Abteilung “Verkauf” aus, dann sollte Ihre Tabelle wie folgt aussehen.

Viel Erfolg beim Ausprobieren und Finden eigener Anwendungen für die beschriebenen Funktionen. Die Beispieldatei können Sie hier herunterladen.

Aktuell benutze ich folgende SmartTools/Add Ins:

• SmartTools Feiertags-Assistent 3.0 für Outlook und
• SmartTools Mini-Kalender 2.0 für Excel.

Da viele meiner Schüler nach Tools für den Umstieg auf die neuen Office Versionen nachfragen, könnten auch folgende Programme interessant sein:

• SmartTools Classic Menu für Excel 2010/2007
• SmartTools Classic Menu für Outlook 2010 und 2007
• SmartTools Classic Menu 1.50 für Word 2010/2007

Viel Spaß beim Durchstöbern und Ausprobieren.

¹ IMHO: Internetslang, Abkürzung für “In My Humble Opinion” — “Meiner unmaßgeblichen/bescheidenen/ehrlichen Meinung nach”. Siehe auch Wikipedia-Artikel “IMHO”.

Nichts ist leichter als das, Sie finden die Versionsnummer Ihres Microsoft Office wie weiter unten beschrieben.

Sollten Sie glauben, Sie haben das Office 2010, und Sie finden den dargestellten Weg nicht, dann probieren Sie die Vorgehensweise für das Office 2007. Das Office 2002 bzw. 2003 kann es nicht sein, da diese sehr viel anders aussehen als die neueren Versionen.

Office 2010

Das neue Microsoft Office 2010, hier an Beispiel von Word dargestellt. Sie begeben sich ins Backend (bei Word der blaue Datei Knopf), dann “Hilfe” und am rechten Rand erschließt sich Ihnen die installierte Version. Hier Microsoft Word Version 14.0.4760.1000 (32-Bit).

Office 2007

Beim Office 2007, bei dem erstmalig die Fluent-Oberfläche eingeführt wurde, finden Sie die Version Ihres Office über die runde Office-Schaltfläche, dann wählen Sie “Word Optionen” und dann in der Gruppe “Ressourcen” klicken Sie bitte auf “Info”.

Hier Microsoft Word 2007 Version 12.0.4518.1014.

Office 2003

Office 2003 habe ich aktuell nicht greifbar, also benutzte ich die “Inter­ak­tive Befehls­re­fe­renz­an­lei­tung für Word 2007 im Ver­gleich zu Word 2003” die ich im Blogpost “Handbücher für die Benutzeroberfläche von 2007 Office System” beschrieb.

Dort werden Sie sehen, dass Sie im Office 2003 den gleichen Weg gehen können um sich Ihre Version anzeigen zu lassen wie beim Office 2002.

Office XP bzw. Office 2002

Beim Office 2002, bzw. Office XP, finden Sie die Versionsinformation über das Menü: “?” und dann “Info”. Hier Microsoft Word 2002 Version 10.6612.6626 SP3.

Älter als Office 2002

Die Vorgehensweise ist identisch mit der beim Office 2002.

Viel Erfolg beim Ermitteln der Versionsnummer Ihres Microsoft Office.