Min­des­tens ein Suchen­der, der von Google kam, fragte nach:

Zahl mit fünf Stel­len und ggf. füh­ren­den Nul­len erstel­len. Ich ver­mute mal, er wollte eine Post­leit­zahl mit füh­ren­der Null kor­rekt dar­stel­len, Excel schnei­det stan­dard­mä­ßig bei Zah­len die füh­rende Null ab.

Im fol­gen­den Bild habe ich ver­schie­dene Vari­an­ten dar­ge­stellt. Schreibe ich bspw. nur 07950 in eine Zelle in Excel, so wird die füh­rende Null abge­schnit­ten. Um die Post­leit­zahl (PLZ) wie in Deutsch­land üblich mit 5 Zif­fern und ggf. einer füh­ren­den Null dar­zu­stel­len, gibt es 3 Vorgehensweisen.

Sie die Zelle For­ma­tie­ren. Dazu kli­cken Sie mit der rech­ten Maus­taste auf die Zelle und wäh­len “Zel­len For­ma­tie­ren”. Alter­na­tiv kön­nen Sie bei den Ver­sio­nen vor Excel 2007 auch über das Menü For­mat – Zel­len oder alter­na­tiv <STRG>1 dahin gelangen.

Vor­ge­hen 1: Wäh­len Sie das Regis­ter “Zah­len”, als Kate­go­rie Son­der­for­mat, beim Typ Post­leit­zahl und für das Gebiets­schema Deutsch (Deutsch­land). Bestä­ti­gen Sie Ihre Wahl mit <OK>. Für eine grö­ßere Dar­stel­lung kli­cken Sie bitte auf das Bild.

Vor­ge­hen 2: Wäh­len Sie das Regis­ter “Zah­len”, als Kate­go­rie Benut­zer­de­fi­niert. Geben Sie als Typ fünf Nul­len also 00000 ein. Schön kön­nen Sie ober­halb der Ein­ga­be­zeile für den Typ im Feld Bei­spiel die Aus­wir­kung Ihrer Ein­gabe erkennen.

Hät­ten Sie bspw. 6 Nul­len ein­ge­ge­ben, so würde Ihre Zahl sechs Stel­len besit­zen und in dem Fall als 007950 dar­ge­stellt werden.

Vor­ge­hen 3 ist eigent­lich ein Trick. Sie müs­sen dazu die Zei­chen­folge 07950 als Text ein­ge­ben. Das Errei­chen Sie, indem Sie ein Hoch­komma vor­an­stel­len, also ‘07950 schrei­ben. Die Hoch­kom­ma­taste ist die Taste rechts neben dem Ä. Gut erken­nen Sie das daran, dass die Zahl nun nicht mehr rechts­bün­dig in der Zelle steht, wie die ande­ren PLZ, son­dern links­bün­dig. Excel zeigt Ihnen links oben in der Zelle einen klei­nen grü­nen Win­kel, fah­ren Sie mit Ihrer Maus dar­über, dann wird er zu einem Aus­ru­fe­zei­chen in einem spieß­kant gestell­ten Viereck.

Ein Klick auf das Aus­wahldrei­eck öffnet ein Kon­text­menü, das hier bestimmte Kor­rek­tu­ren ermög­li­chen würde, die wir aber hier nicht umstel­len brau­chen, als Text gespei­cherte Zahl ist korrekt.

Wenn ich in einer Excel nur eine PLZ ein­ge­ben muss, dann ver­wende ich Vor­ge­hen 3, da es am schnells­ten geht. Sind meh­rere Post­leit­zah­len ein­zu­ge­ben, dann wähle ich Vor­ge­hen 1, da dort die wenigs­ten Klicks oder Tas­ta­tur­ein­ga­ben erfor­der­lich sind.

Soll­ten Sie eine Excel Tabelle als Adress­quelle für einen Seri­en­brief in Word ver­wen­den und Word schnei­det trotz kor­rek­ter For­ma­tie­rung in Excel die erste Null ab, dann ver­wen­den Sie Vor­ge­hen 3, damit funk­tio­niert es defi­ni­tiv. Bei mir trat der Feh­ler spo­ra­disch auf. Ich konnte ihn aber für die­sen Blog­post nicht reproduzieren.

Viel Erfolg beim Ausprobieren.

Ein ehe­ma­li­ger Schü­ler rief mich an, er arbei­tet bei der Feu­er­wehr und muss ein Log­buch für die Alar­mie­run­gen erar­bei­ten. Die­ses Log­buch soll mit Excel 2007 geführt wer­den, da über das Jahr sehr viele Ein­träge zusam­men­kom­men und die maxi­male Zei­len­an­zahl von Excel 2003 nicht ausreicht.

Info: Excel bis Ver­sion 2003 erlaubt 256 Spal­ten (2⁸) und 65536 Zei­len (2¹⁶). Ab Excel 2007 sind es 16.384 Spal­ten (2¹⁴) und 1.048.576 Zei­len (2²⁰).

Er möchte schnell das aktu­elle Datum und die aktu­elle Uhr­zeit abrufen/eingeben.

1. Geben Sie “<STRG>.” ohne “” ein, es erscheint das tages­ak­tu­elle Datum.
2. Geben Sie “<STRG>:” ohne “” ein und es erscheint die aktu­elle Uhrzeit.

Sie möch­ten das Datum ele­gan­ter for­ma­tie­ren, links in der Zelle soll der Wochen­tag ste­hen und rechts­bün­dig das Datum. Kein Pro­blem, das erle­di­gen Sie mit­tels “Zelle formatieren”:

• Excel bis 2003 über das Menü — “For­mat” — “Zel­len”  und
• Excel ab 2007 über “Start” — “For­mat” — “For­mat Zellen”.

Wäh­len Sie das Regis­ter “Zah­len” und dort die Kate­go­rie “Benut­zer­de­fi­niert” aus. Geben Sie als Typ die fol­gende Zei­chen­kette ohne “” ein: “TTT*  TT.MM.JJJJ”.

• TTT: schreibt den Wochen­tag als Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa, So, ein
• TTTT würde den Wochen­tag als Mon­tag, Diens­tag .. formatieren,
• TT.MM.JJJJJ bewirkt die Aus­gabe von Tag (TT) und Monat (MM) mit ggf. füh­ren­der 0, JJJJ bewirkt die voll­stän­dige Jahresangabe.
• das Mul­ti­pli­ka­ti­ons­zei­chen “*” bewirkt hier das links­bün­dige Anord­nen des Wochentages.

Sie kön­nen den füh­ren­den Teil jed­we­der Zell­for­ma­tie­rung durch nach­ge­stell­tes “*” links­bün­dig und den Rest dann rechts­bün­dig anordnen.

Viel Spaß beim Ausprobieren.

Lei­der wol­len kön­nen sich viele Unter­neh­men keine Wei­ter­bil­dungs­maß­nah­men für Ihre Mit­ar­bei­ter leis­ten. Für den Per­so­nen­kreis, denen der AG zwar neue Pro­gramme beschert, Ein­ar­bei­tung in die neuen Pro­gramme aber nicht bie­tet. Die ande­rer­seits aber auch nicht so viel Geld heim­tra­gen, dass sie sich selbst einen Kurs zum Preis eines Vier­tels eines Monats­ver­diens­tes leis­ten kön­nen. Habe ich hier ein paar Links für kos­ten­lose Kurse zusammengetragen.

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• Micro­soft Word 2003, Basis und Profi
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Es sol­len 4 Daten­rei­hen in einem Bal­ken­dia­gramm dar­ge­stellt wer­den, die Werte der Daten­rei­hen 3 und 4 sind sehr viel grö­ßer als die Werte der Daten­rei­hen 1 und 2. Ein typi­scher Ein­satz­fall für die Pri­mär– / Sekundärachse.

Gibt man vier Daten­rei­hen ein und ord­net diese unter­schied­li­chen Y-Achsen zu, dann zeigt EXCEL die Bal­ken der vier Daten­rei­hen nicht neben­ein­an­der an. Son­dern stellt die Bal­ken der auf der Pri­mär­achse dar­ge­stell­ten Daten­rei­hen 1 und 2 hin­ter den auf der Sekun­där­achse dar­ge­stell­ten Bal­ken der Daten­rei­hen 3 und 4 dar. Diese Vor­ge­hens­weise ist also denk­bar unge­eig­net, wün­schens­wert wäre die Dar­stel­lung der Daten­rei­hen nebeneinander.

Dazu gibt man zusätz­lich vier Dummy-Datenreihen ein, hier hell­grau und hell­gelb dar­ge­stellt. Die Dummy-Datenreihen ent­hal­ten anfangs noch fik­tive Zah­len­werte, die spä­ter gelöscht werden.

Wird nun ein Bal­ken­dia­gramm erzeugt, so wer­den alle 8 Daten­rei­hen auf der ers­ten Y-Achse dar­ge­stellt, es gibt keine Über­de­ckun­gen, aber auf­grund der sehr kleinen/großen Werte bringt die auto­ma­ti­sche Ska­lie­rung hier eine eben­falls eher unge­eig­nete Dar­stel­lung.
Nun müs­sen die Daten­rei­hen 3 und 4 und die Dum­my­rei­hen 3 und 4 auf der Sekun­där­achse gezeich­net dar­ge­stellt werden.

Dazu mar­kiert man mit der Daten­reihe 3 begin­nend, nach­ein­an­der all die Daten­rei­hen, die auf der Sekun­där­achse dar­ge­stellt wer­den sol­len. Daten­reihe mar­kie­ren, mit rech­ter Maus­taste kli­cken und “Daten­rei­hen for­ma­tie­ren” aus­wäh­len. Im sich öffnen­den Dia­log “Daten­rei­hen for­ma­tie­ren” den Tab-Reiter “Ach­sen” wäh­len und dann Daten­reihe zeich­nen auf “Sekun­där­achse” ankli­cken. ACH­TUNG! Klickt man wegen einer zu schnel­len Maus 2x auf einen der Bal­ken, so wird nicht die Daten­reihe mar­kiert, son­dern nur ein Daten­punkt Bal­ken. Das erkennt man sehr schnell, denn im rechte Maus Dia­log steht nun “Daten­punkt formatieren”.

Jetzt müs­sen die Dummy-Datenreihen aus der Legende ent­fernt wer­den. Dazu klickt man ein­mal auf die Legende und wählt damit die Legende aus. Ein zwei­ter Klick auf den Legen­den­ein­trag (hier Dummy 4) mar­kiert den Legen­den­ein­trag. Hier­nach wird die Lösch­taste <ENTF> betä­tigt. ACH­TUNG! Hat man das Legen­den­sym­bol aus­ge­wählt, würde das Betä­ti­gen der Lösch­taste die kom­plette Daten­reihe aus dem Dia­gramm ent­fer­nen – das wol­len wir aber nicht. Hier bei­spiel­haft mit der Daten­reihe 4 (flie­der­far­bend) in der rech­ten unte­ren Ecke der Gra­fik dargestellt.

Nun ist das Dia­gramm fer­tig und man kann sich an des Auf­hüb­schen machen.

Zum Üben kön­nen Sie die EXCEL-Datei hier herunterladen.