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Kategorie: Excel

  • Kostenlose Video Tutorials in Deutsch bei vidorial.com

    Die Sei­te von Vidorial.com ist im Netz nicht mehr erreich­bar. Die Kanä­le bei Twit­ter und Face­book exis­tie­ren zwar noch, die letz­ten Ein­trä­ge stam­men jedoch vom 14.11.2011 (Twit­ter) bzw. 12.04.2012 (Face­book).

    Durch @fctberlin, sie betreibt die Sei­te “Frau­en Com­pu­ter Trai­ning Ber­lin”, wur­de ich auf eine “Per­le” im Netz der Net­ze auf­merk­sam. Da ich per­sön­lich sehr gern mit Vide­os arbei­te und die­se auch mei­nen Schü­lern wei­ter­emp­feh­le, bin ich immer auf der Suche nach der­ar­ti­gen Ange­bo­ten. Zur Web­sei­te gelan­gen Sie durch einen Klick auf das fol­gen­de Bild oder hier. Link ist tot.

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    Viel Spaß beim Stöbern.

  • Excel Tipp 3 – Auswahlfeld und Bedingte Formatierung

    Excel Tipp 3Heu­te möch­te ich zwei sehr mäch­ti­ge aber Excel-Novi­zen wei­test­ge­hend unbe­kann­te Funk­tio­nen vor­stel­len, die Bei­spiel­da­tei kann hier her­un­ter­la­den werden:

    • die Daten­über­prü­fung (Excel 2010) oder Gül­tig­keits­prü­fung (Excel 2003)
    • und die beding­te Formatierung.

    Ich habe eine Lis­te mit Per­so­nen, die in unter­schied­li­chen Abtei­lun­gen arbei­ten. Ich möch­te schnell alle Per­so­nen anzeigen/hervorheben, die in einer bestimm­ten Abtei­lung arbei­ten. Die Lis­te sieht wie im nächs­ten Bild dar­ge­stellt aus. Im Feld F2 steht die her­vor­zu­he­ben­de Abtei­lung. Zum Anzei­gen einer ver­grö­ßer­ten Dar­stel­lung kli­cken Sie bit­te auf das Bild.

    Liste mit Namen und Abteilungen, hervorzuhebende Abteilung soll in F2 stehen.

    Die Daten­über­prü­fung benö­ti­ge ich um im Feld F2 ein Aus­wahl­feld zu erzeu­gen, d.h. ich kann durch Kli­cken die Abtei­lung aus­wäh­len und spa­re mir so Schreibarbeit.

    Wäh­len Sie die Zel­le F2 aus und dann in Abhän­gig­keit von Ihrer Excel Ver­si­on wie folgt:

    In Excel 2010 gelan­gen Sie zur Daten­über­prü­fung über die Rib­bon­leis­te – Daten – Datenüberprüfung.

    Excel 2010: Ribbonleiste – Daten – Datenüberprüfung Excel 2010: Dialogfenster Datenüberprüfung

    In Excel bis Ver­si­on 2003 gehen Sie über das Menü – Daten – Gültigkeit.

    Excel 2003: Menü – Daten – Gültigkeit Excel 2003: Dialogfenster Gültigkeitsprüfung

    Wäh­len Sie Im Dia­log Datenüberprüfung/Gültigkeit den Rei­ter Ein­stel­lun­gen und dort für Zulas­sen – Lis­te, kli­cken Sie dann in das Feld Quel­le und wäh­len die Spal­te D aus (mit dem Maus­zei­ger auf die Spal­ten­über­schrift D gehen, war­ten bis der Maus­zei­ger ein Pfeil nach unten wird und dann kli­cken), Im Feld Quel­le soll­te nun =$D : $D ste­hen. Alle ande­ren Ein­stel­lun­gen brau­chen Sie nicht ver­än­dern. Bestä­ti­gen Sie den Dia­log mit OK.

    Nach oben zeigen In Excel 2010 kann die Quel­le für die Aus­wahl­lis­te auf einem ande­ren Tabel­len­blatt ste­hen wie die Zel­le in der die Aus­wahl getä­tigt wer­den soll. In Excel <2003 muss sie zwin­gend auf dem glei­chen Blatt stehen.

    Durch Kli­cken auf das klei­ne Aus­wahl­drei­eck rechts von Feld F2 öff­net sich ein Aus­wahl­fens­ter, Sie müs­sen nun nie­mals mehr die Abtei­lung mit der Hand hin­ein schrei­ben, son­dern kön­nen sie per Maus aus­wäh­len. Das wäre auch eine prak­ti­sche Metho­de, wenn Sie in Lis­ten oder Daten­ban­ken immer wie­der­keh­rend bestimm­te Begrif­fe oder Abkür­zun­gen ein­tra­gen müs­sen, bspw. Herr oder Frau.

    Excel 2010: Das Auswahlfenster in Zelle F2

    Nun müs­sen Sie sich um die For­ma­tie­rung der Tabel­le küm­mern. Mar­kie­ren Sie die Fel­der Ihrer Tabel­le, also von Zel­le B3 bis Zel­le D13. Begin­nen Sie unbe­dingt in Zel­le B3, da sonst die fol­gen­de For­mel nicht funk­tio­niert. Ihre Tabel­le soll­te wie fol­gen­des Bild ausschauen.

    Excel 2010: Zelle B3 bis Zelle D13 markieren

    Je nach ver­wen­de­ter Excel Ver­si­on unter­schei­det sich nun die Vorgehensweise.

    Für Excel 2010 wäh­len Sie auf der Rib­bon­leis­te den Rei­ter Start, dann beding­te For­ma­tie­rung und dann neue Regel. Wäh­len Sie für den Regel­typ “For­mel zur Ermitt­lung der zu for­ma­tie­ren­den Zel­len verwenden”.

    Excel 2010: Ribbonleiste - Reiter Start - Bedingte Formatierung - neue Regel - Regeltyp “Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden”

    Geben Sie in das Feld “Wer­te for­ma­tie­ren, für die die­se For­mel wahr ist” =$D3=$F$2 ein. Mit die­ser For­mel über­prü­fen Sie in jeder Zei­le der Tabel­le, ob der Wert, der in der Spal­te D steht, mit dem in Zel­le F2 über­ein­stimmt, das ist ein relativer/absoluter bzw. ein abso­lu­ter Ver­weis. Kli­cken Sie nach dem Ein­ge­ben der For­mel auf den Knopf For­ma­tie­ren und stel­len Sie die For­ma­tie­rung nach Ihren Wün­schen ein, ich habe für die Schrift weiß und fett und bei Aus­fül­len einen blau­en Hin­ter­grund gewählt. Bestä­ti­gen Sie die Dia­lo­ge mit OK.

    Für Excel 2003 wäh­len Sie im Menü – For­mat – beding­te Formatierung.

    Excel 2003: Menü – Format – bedingte Formatierung

    Wäh­len Sie für die Bedin­gung 1 “For­mel ist” und geben Sie auch hier =$D3=$F$2 ein. Kli­cken Sie auf den Knopf For­mat und wäh­len Sie eine For­ma­tie­rung. Ich habe die Schrift fett und die Schrift­far­be weiß gewählt und das Mus­ter in einem Blau­ton. Schlie­ßen Sie die Dia­lo­ge mit OK.

    Wäh­len Sie die Abtei­lung “Ver­kauf” aus, dann soll­te Ihre Tabel­le wie folgt aussehen.

    Excel 2010: Fertige Tabelle mit Hervorhebung für Abteilung “Verkauf”

    Viel Erfolg beim Aus­pro­bie­ren und Fin­den eige­ner Anwen­dun­gen für die beschrie­be­nen Funk­tio­nen. Die Bei­spiel­da­tei kön­nen Sie hier herunterladen.

  • Excel Tipp 2 – Postleitzahl formatieren

    excel2010Min­des­tens ein Suchen­der, der von Goog­le kam, frag­te nach:

    Zahl mit fünf Stel­len und ggf. füh­ren­den Nul­len erstel­len. Ich ver­mu­te mal, er woll­te eine Post­leit­zahl mit füh­ren­der Null kor­rekt dar­stel­len, Excel schnei­det stan­dard­mä­ßig bei Zah­len die füh­ren­de Null ab.

    Im fol­gen­den Bild habe ich ver­schie­de­ne Vari­an­ten dar­ge­stellt. Schrei­be ich bspw. nur 07950 in eine Zel­le in Excel, so wird die füh­ren­de Null abge­schnit­ten. Um die Post­leit­zahl (PLZ) wie in Deutsch­land üblich mit 5 Zif­fern und ggf. einer füh­ren­den Null dar­zu­stel­len, gibt es 3 Vorgehensweisen.

    plz01

    Sie die Zel­le For­ma­tie­ren. Dazu kli­cken Sie mit der rech­ten Maus­tas­te auf die Zel­le und wäh­len “Zel­len For­ma­tie­ren”. Alter­na­tiv kön­nen Sie bei den Ver­sio­nen vor Excel 2007 auch über das Menü For­mat – Zel­len oder alter­na­tiv <STRG>1 dahin gelangen.

    Vor­ge­hen 1: Wäh­len Sie das Regis­ter “Zah­len”, als Kate­go­rie Son­der­for­mat, beim Typ Post­leit­zahl und für das Gebiets­sche­ma Deutsch (Deutsch­land). Bestä­ti­gen Sie Ihre Wahl mit <OK>. Für eine grö­ße­re Dar­stel­lung kli­cken Sie bit­te auf das Bild.

    Zelle formatieren - Zahlen - Sonderformat - Postleitzahl - Deutschland Zelle formatieren - Zahlen - Benutzerdefiniert - 00000

    Vor­ge­hen 2: Wäh­len Sie das Regis­ter “Zah­len”, als Kate­go­rie Benut­zer­de­fi­niert. Geben Sie als Typ fünf Nul­len also 00000 ein. Schön kön­nen Sie ober­halb der Ein­ga­be­zei­le für den Typ im Feld Bei­spiel die Aus­wir­kung Ihrer Ein­ga­be erkennen.

    Hät­ten Sie bspw. 6 Nul­len ein­ge­ge­ben, so wür­de Ihre Zahl sechs Stel­len besit­zen und in dem Fall als 007950 dar­ge­stellt werden.

    Vor­ge­hen 3 ist eigent­lich ein Trick. Sie müs­sen dazu die Zei­chen­fol­ge 07950 als Text ein­ge­ben. Das Errei­chen Sie, indem Sie ein Hoch­kom­ma vor­an­stel­len, also ‘07950 schrei­ben. Die Hoch­kom­ma­tas­te ist die Tas­te rechts neben dem Ä. Gut erken­nen Sie das dar­an, dass die Zahl nun nicht mehr rechts­bün­dig in der Zel­le steht, wie die ande­ren PLZ, son­dern links­bün­dig. Excel zeigt Ihnen links oben in der Zel­le einen klei­nen grü­nen Win­kel, fah­ren Sie mit Ihrer Maus dar­über, dann wird er zu einem Aus­ru­fe­zei­chen in einem spieß­kant gestell­ten Viereck.

    plz05

    Ein Klick auf das Aus­wahl­drei­eck öff­net ein Kon­text­me­nü, das hier bestimm­te Kor­rek­tu­ren ermög­li­chen wür­de, die wir aber hier nicht umstel­len brau­chen, als Text gespei­cher­te Zahl ist korrekt.

    plz04

    Wenn ich in einer Excel nur eine PLZ ein­ge­ben muss, dann ver­wen­de ich Vor­ge­hen 3, da es am schnells­ten geht. Sind meh­re­re Post­leit­zah­len ein­zu­ge­ben, dann wäh­le ich Vor­ge­hen 1, da dort die wenigs­ten Klicks oder Tas­ta­tur­ein­ga­ben erfor­der­lich sind.

    Glühbirne Soll­ten Sie eine Excel Tabel­le als Adress­quel­le für einen Seri­en­brief in Word ver­wen­den und Word schnei­det trotz kor­rek­ter For­ma­tie­rung in Excel die ers­te Null ab, dann ver­wen­den Sie Vor­ge­hen 3, damit funk­tio­niert es defi­ni­tiv. Bei mir trat der Feh­ler spo­ra­disch auf. Ich konn­te ihn aber für die­sen Blog­post nicht reproduzieren.

    Viel Erfolg beim Ausprobieren.

  • Excel Tipp 1

    excel2010 Ein ehe­ma­li­ger Schü­ler rief mich an, er arbei­tet bei der Feu­er­wehr und muss ein Log­buch für die Alar­mie­run­gen erar­bei­ten. Die­ses Log­buch soll mit Excel 2007 geführt wer­den, da über das Jahr sehr vie­le Ein­trä­ge zusam­men­kom­men und die maxi­ma­le Zei­len­an­zahl von Excel 2003 nicht ausreicht.

    Info: Excel bis Ver­si­on 2003 erlaubt 256 Spal­ten (28) und 65536 Zei­len (216). Ab Excel 2007 sind es 16.384 Spal­ten (214) und 1.048.576 Zei­len (220).

    Er möch­te schnell das aktu­el­le Datum und die aktu­el­le Uhr­zeit abrufen/eingeben.

    1. Geben Sie “<STRG>.” ohne “” ein, es erscheint das tages­ak­tu­el­le Datum.
    2. Geben Sie “<STRG>:” ohne “” ein und es erscheint die aktu­el­le Uhrzeit.

    Sie möch­ten das Datum ele­gan­ter for­ma­tie­ren, links in der Zel­le soll der Wochen­tag ste­hen und rechts­bün­dig das Datum. Kein Pro­blem, das erle­di­gen Sie mit­tels “Zel­le formatieren”:

    • Excel bis 2003 über das Menü — “For­mat” — “Zel­len” und
    • Excel ab 2007 über “Start” — “For­mat” — “For­mat Zellen”.

    exceltip1

    Wäh­len Sie das Regis­ter “Zah­len” und dort die Kate­go­rie “Benut­zer­de­fi­niert” aus. Geben Sie als Typ die fol­gen­de Zei­chen­ket­te ohne “” ein: “TTT*  TT.MM.JJJJ”.

    • TTT: schreibt den Wochen­tag als Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa, So, ein
    • TTTT wür­de den Wochen­tag als Mon­tag, Diens­tag .. formatieren,
    • TT.MM.JJJJJ bewirkt die Aus­ga­be von Tag (TT) und Monat (MM) mit ggf. füh­ren­der 0, JJJJ bewirkt die voll­stän­di­ge Jahresangabe.
    • das Mul­ti­pli­ka­ti­ons­zei­chen “*” bewirkt hier das links­bün­di­ge Anord­nen des Wochentages.

    Sie kön­nen den füh­ren­den Teil jed­we­der Zell­for­ma­tie­rung durch nach­ge­stell­tes “*” links­bün­dig und den Rest dann rechts­bün­dig anordnen.

    Viel Spaß beim Ausprobieren.

  • Balkendiagramm mit zwei Y‑Achsen

    Es sol­len 4 Daten­rei­hen in einem Bal­ken­dia­gramm dar­ge­stellt wer­den, die Wer­te der Daten­rei­hen 3 und 4 sind sehr viel grö­ßer als die Wer­te der Daten­rei­hen 1 und 2. Ein typi­scher Ein­satz­fall für die Pri­mär- / Sekundärachse.

    stapel01

    Gibt man vier Daten­rei­hen ein und ord­net die­se unter­schied­li­chen Y‑Achsen zu, dann zeigt EXCEL die Bal­ken der vier Daten­rei­hen nicht neben­ein­an­der an. Son­dern stellt die Bal­ken der auf der Pri­mär­ach­se dar­ge­stell­ten Daten­rei­hen 1 und 2 hin­ter den auf der Sekun­där­ach­se dar­ge­stell­ten Bal­ken der Daten­rei­hen 3 und 4 dar. Die­se Vor­ge­hens­wei­se ist also denk­bar unge­eig­net, wün­schens­wert wäre die Dar­stel­lung der Daten­rei­hen nebeneinander.

    stapel02

    Dazu gibt man zusätz­lich vier Dum­my-Daten­rei­hen ein, hier hell­grau und hell­gelb dar­ge­stellt. Die Dum­my-Daten­rei­hen ent­hal­ten anfangs noch fik­ti­ve Zah­len­wer­te, die spä­ter gelöscht werden.

    stapel03

    Wird nun ein Bal­ken­dia­gramm erzeugt, so wer­den alle 8 Daten­rei­hen auf der ers­ten Y‑Achse dar­ge­stellt, es gibt kei­ne Über­de­ckun­gen, aber auf­grund der sehr kleinen/großen Wer­te bringt die auto­ma­ti­sche Ska­lie­rung hier eine eben­falls eher unge­eig­ne­te Dar­stel­lung.
    Nun müs­sen die Daten­rei­hen 3 und 4 und die Dum­my­rei­hen 3 und 4 auf der Sekun­där­ach­se gezeich­net dar­ge­stellt werden.

    stapel04

    stapel05 Dazu mar­kiert man mit der Daten­rei­he 3 begin­nend, nach­ein­an­der all die Daten­rei­hen, die auf der Sekun­där­ach­se dar­ge­stellt wer­den sol­len. Daten­rei­he mar­kie­ren, mit rech­ter Maus­tas­te kli­cken und “Daten­rei­hen for­ma­tie­ren” aus­wäh­len. Im sich öff­nen­den Dia­log “Daten­rei­hen for­ma­tie­ren” den Tab-Rei­ter “Ach­sen” wäh­len und dann Daten­rei­he zeich­nen auf “Sekun­där­ach­se” ankli­cken. ACH­TUNG! Klickt man wegen einer zu schnel­len Maus 2x auf einen der Bal­ken, so wird nicht die Daten­rei­he mar­kiert, son­dern nur ein Daten­punkt Bal­ken. Das erkennt man sehr schnell, denn im rech­te Maus Dia­log steht nun “Daten­punkt formatieren”.

    stapel06

    Jetzt müs­sen die Dum­my-Daten­rei­hen aus der Legen­de ent­fernt wer­den. Dazu klickt man ein­mal auf die Legen­de und wählt damit die Legen­de aus. Ein zwei­ter Klick auf den Legen­den­ein­trag (hier Dum­my 4) mar­kiert den Legen­den­ein­trag. Hier­nach wird die Lösch­tas­te <ENTF> betä­tigt. ACH­TUNG! Hat man das Legen­den­sym­bol aus­ge­wählt, wür­de das Betä­ti­gen der Lösch­tas­te die kom­plet­te Daten­rei­he aus dem Dia­gramm ent­fer­nen – das wol­len wir aber nicht. Hier bei­spiel­haft mit der Daten­rei­he 4 (flie­der­far­bend) in der rech­ten unte­ren Ecke der Gra­fik dargestellt.

    stapel07

    Nun ist das Dia­gramm fer­tig und man kann sich an des Auf­hüb­schen machen.

    Zum Üben kön­nen Sie die EXCEL-Datei hier herunterladen.