Excel Tipp 2 – Postleitzahl formatieren

Min­des­tens ein Suchen­der, der von Goog­le kam, frag­te nach:

Zahl mit fünf Stel­len und ggf. füh­ren­den Nul­len erstel­len. Ich ver­mu­te mal, er woll­te eine Post­leit­zahl mit füh­ren­der Null kor­rekt dar­stel­len, Excel schnei­det stan­dard­mä­ßig bei Zah­len die füh­ren­de Null ab.

Im fol­gen­den Bild habe ich ver­schie­de­ne Vari­an­ten dar­ge­stellt. Schrei­be ich bspw. nur 07950 in eine Zel­le in Excel, so wird die füh­ren­de Null abge­schnit­ten. Um die Post­leit­zahl (PLZ) wie in Deutsch­land üblich mit 5 Zif­fern und ggf. einer füh­ren­den Null dar­zu­stel­len, gibt es 3 Vorgehensweisen.

Sie die Zel­le For­ma­tie­ren. Dazu kli­cken Sie mit der rech­ten Maus­tas­te auf die Zel­le und wäh­len “Zel­len For­ma­tie­ren”. Alter­na­tiv kön­nen Sie bei den Ver­sio­nen vor Excel 2007 auch über das Menü For­mat – Zel­len oder alter­na­tiv <STRG>1 dahin gelangen.

Vor­ge­hen 1: Wäh­len Sie das Regis­ter “Zah­len”, als Kate­go­rie Son­der­for­mat, beim Typ Post­leit­zahl und für das Gebiets­sche­ma Deutsch (Deutsch­land). Bestä­ti­gen Sie Ihre Wahl mit <OK>. Für eine grö­ße­re Dar­stel­lung kli­cken Sie bit­te auf das Bild.

Vor­ge­hen 2: Wäh­len Sie das Regis­ter “Zah­len”, als Kate­go­rie Benut­zer­de­fi­niert. Geben Sie als Typ fünf Nul­len also 00000 ein. Schön kön­nen Sie ober­halb der Ein­ga­be­zei­le für den Typ im Feld Bei­spiel die Aus­wir­kung Ihrer Ein­ga­be erkennen.

Hät­ten Sie bspw. 6 Nul­len ein­ge­ge­ben, so wür­de Ihre Zahl sechs Stel­len besit­zen und in dem Fall als 007950 dar­ge­stellt werden.

Vor­ge­hen 3 ist eigent­lich ein Trick. Sie müs­sen dazu die Zei­chen­fol­ge 07950 als Text ein­ge­ben. Das Errei­chen Sie, indem Sie ein Hoch­kom­ma vor­an­stel­len, also ‘07950 schrei­ben. Die Hoch­kom­ma­tas­te ist die Tas­te rechts neben dem Ä. Gut erken­nen Sie das dar­an, dass die Zahl nun nicht mehr rechts­bün­dig in der Zel­le steht, wie die ande­ren PLZ, son­dern links­bün­dig. Excel zeigt Ihnen links oben in der Zel­le einen klei­nen grü­nen Win­kel, fah­ren Sie mit Ihrer Maus dar­über, dann wird er zu einem Aus­ru­fe­zei­chen in einem spieß­kant gestell­ten Viereck.

Ein Klick auf das Aus­wahl­drei­eck öff­net ein Kon­text­me­nü, das hier bestimm­te Kor­rek­tu­ren ermög­li­chen wür­de, die wir aber hier nicht umstel­len brau­chen, als Text gespei­cher­te Zahl ist korrekt.

Wenn ich in einer Excel nur eine PLZ ein­ge­ben muss, dann ver­wen­de ich Vor­ge­hen 3, da es am schnells­ten geht. Sind meh­re­re Post­leit­zah­len ein­zu­ge­ben, dann wäh­le ich Vor­ge­hen 1, da dort die wenigs­ten Klicks oder Tas­ta­tur­ein­ga­ben erfor­der­lich sind.

Soll­ten Sie eine Excel Tabel­le als Adress­quel­le für einen Seri­en­brief in Word ver­wen­den und Word schnei­det trotz kor­rek­ter For­ma­tie­rung in Excel die ers­te Null ab, dann ver­wen­den Sie Vor­ge­hen 3, damit funk­tio­niert es defi­ni­tiv. Bei mir trat der Feh­ler spo­ra­disch auf. Ich konn­te ihn aber für die­sen Blog­post nicht reproduzieren.

Viel Erfolg beim Ausprobieren.