Heute möchte ich zwei sehr mäch­tige aber Excel-Novizen wei­test­ge­hend unbe­kannte Funk­tio­nen vor­stel­len, die Bei­spiel­da­tei kann hier her­un­ter­la­den werden:

• die Daten­über­prü­fung (Excel 2010) oder Gül­tig­keits­prü­fung (Excel 2003)
• und die bedingte Formatierung.

Ich habe eine Liste mit Per­so­nen, die in unter­schied­li­chen Abtei­lun­gen arbei­ten. Ich möchte schnell alle Per­so­nen anzeigen/hervorheben, die in einer bestimm­ten Abtei­lung arbei­ten. Die Liste sieht wie im nächs­ten Bild dar­ge­stellt aus. Im Feld F2 steht die her­vor­zu­he­bende Abtei­lung. Zum Anzei­gen einer ver­grö­ßer­ten Dar­stel­lung kli­cken Sie bitte auf das Bild.

Die Daten­über­prü­fung benö­tige ich um im Feld F2 ein Aus­wahl­feld zu erzeu­gen, d.h. ich kann durch Kli­cken die Abtei­lung aus­wäh­len und spare mir so Schreibarbeit.

Wäh­len Sie die Zelle F2 aus und dann in Abhän­gig­keit von Ihrer Excel Ver­sion wie folgt:

In Excel 2010 gelan­gen Sie zur Daten­über­prü­fung über die Rib­bon­leiste – Daten – Datenüberprüfung.

In Excel bis Ver­sion 2003 gehen Sie über das Menü – Daten – Gültigkeit.

Wäh­len Sie Im Dia­log Datenüberprüfung/Gültigkeit den Rei­ter Ein­stel­lun­gen und dort für Zulas­sen – Liste, kli­cken Sie dann in das Feld Quelle und wäh­len die Spalte D aus (mit dem Maus­zei­ger auf die Spal­ten­über­schrift D gehen, war­ten bis der Maus­zei­ger ein Pfeil nach unten wird und dann kli­cken), Im Feld Quelle sollte nun =$D : $D ste­hen. Alle ande­ren Ein­stel­lun­gen brau­chen Sie nicht ver­än­dern. Bestä­ti­gen Sie den Dia­log mit OK.

In Excel 2010 kann die Quelle für die Aus­wahl­liste auf einem ande­ren Tabel­len­blatt ste­hen wie die Zelle in der die Aus­wahl getä­tigt wer­den soll. In Excel <2003 muss sie zwin­gend auf dem glei­chen Blatt stehen.

Durch Kli­cken auf das kleine Aus­wahldrei­eck rechts von Feld F2 öffnet sich ein Aus­wahl­fens­ter, Sie müs­sen nun nie­mals mehr die Abtei­lung mit der Hand hin­ein schrei­ben, son­dern kön­nen sie per Maus aus­wäh­len. Das wäre auch eine prak­ti­sche Methode, wenn Sie in Lis­ten oder Daten­ban­ken immer wie­der­keh­rend bestimmte Begriffe oder Abkür­zun­gen ein­tra­gen müs­sen, bspw. Herr oder Frau.

Nun müs­sen Sie sich um die For­ma­tie­rung der Tabelle küm­mern. Mar­kie­ren Sie die Fel­der Ihrer Tabelle, also von Zelle B3 bis Zelle D13. Begin­nen Sie unbe­dingt in Zelle B3, da sonst die fol­gende For­mel nicht funk­tio­niert. Ihre Tabelle sollte wie fol­gen­des Bild ausschauen.

Je nach ver­wen­de­ter Excel Ver­sion unter­schei­det sich nun die Vorgehensweise.

Für Excel 2010 wäh­len Sie auf der Rib­bon­leiste den Rei­ter Start, dann bedingte For­ma­tie­rung und dann neue Regel. Wäh­len Sie für den Regel­typ “For­mel zur Ermitt­lung der zu for­ma­tie­ren­den Zel­len verwenden”.

Geben Sie in das Feld “Werte for­ma­tie­ren, für die diese For­mel wahr ist” =$D3=$F$2 ein. Mit die­ser For­mel über­prü­fen Sie in jeder Zeile der Tabelle, ob der Wert, der in der Spalte D steht, mit dem in Zelle F2 überein­stimmt, das ist ein relativer/absoluter bzw. ein abso­lu­ter Ver­weis. Kli­cken Sie nach dem Ein­ge­ben der For­mel auf den Knopf For­ma­tie­ren und stel­len Sie die For­ma­tie­rung nach Ihren Wün­schen ein, ich habe für die Schrift weiß und fett und bei Aus­fül­len einen blauen Hin­ter­grund gewählt. Bestä­ti­gen Sie die Dia­loge mit OK.

Für Excel 2003 wäh­len Sie im Menü – For­mat – bedingte Formatierung.

Wäh­len Sie für die Bedin­gung 1 “For­mel ist” und geben Sie auch hier =$D3=$F$2 ein. Kli­cken Sie auf den Knopf For­mat und wäh­len Sie eine For­ma­tie­rung. Ich habe die Schrift fett und die Schrift­farbe weiß gewählt und das Mus­ter in einem Blau­ton. Schlie­ßen Sie die Dia­loge mit OK.

Wäh­len Sie die Abtei­lung “Ver­kauf” aus, dann sollte Ihre Tabelle wie folgt aussehen.

Viel Erfolg beim Aus­pro­bie­ren und Fin­den eige­ner Anwen­dun­gen für die beschrie­be­nen Funk­tio­nen. Die Bei­spiel­da­tei kön­nen Sie hier herunterladen.

Heute wurde ich per Twit­ter wie­der­holt auf eine Firma auf­merk­sam, die IMHO¹ nütz­li­che kleine Tools (meist kos­ten­los) anbie­tet, die mir die Arbeit mit Micro­soft Office erleich­tern. Der Link befin­det sich hin­ter dem Bild.

Aktu­ell benutze ich fol­gende SmartTools/Add Ins:

• Smart­Tools Feiertags-Assistent 3.0 für Out­look und
• Smart­Tools Mini-Kalender 2.0 für Excel.

Da viele mei­ner Schü­ler nach Tools für den Umstieg auf die neuen Office Ver­sio­nen nach­fra­gen, könn­ten auch fol­gende Pro­gramme inter­es­sant sein:

• Smart­Tools Clas­sic Menu für Excel 2010/2007
• Smart­Tools Clas­sic Menu für Out­look 2010 und 2007
• Smart­Tools Clas­sic Menu 1.50 für Word 2010/2007

Viel Spaß beim Durch­stö­bern und Ausprobieren.

¹ IMHO: Inter­nets­lang, Abkür­zung für “In My Hum­ble Opi­nion” — “Mei­ner unmaßgeblichen/bescheidenen/ehrlichen Mei­nung nach”. Siehe auch Wikipedia-Artikel “IMHO”.

… ist schein­bar sehr gefragt, denn viele Leser errei­chen die­sen Blog unter ande­rem über Google, indem Sie dort “wo steht die ver­sion von office” eingeben!

Nichts ist leich­ter als das, Sie fin­den die Ver­si­ons­num­mer Ihres Micro­soft Office wie wei­ter unten beschrieben.

Soll­ten Sie glau­ben, Sie haben das Office 2010, und Sie fin­den den dar­ge­stell­ten Weg nicht, dann pro­bie­ren Sie die Vor­ge­hens­weise für das Office 2007. Das Office 2002 bzw. 2003 kann es nicht sein, da diese sehr viel anders aus­se­hen als die neue­ren Versionen.

Office 2010

Das neue Micro­soft Office 2010, hier an Bei­spiel von Word dar­ge­stellt. Sie bege­ben sich ins Backend (bei Word der blaue Datei Knopf), dann “Hilfe” und am rech­ten Rand erschließt sich Ihnen die instal­lierte Ver­sion. Hier Micro­soft Word Ver­sion 14.0.4760.1000 (32-Bit).

Office 2007

Beim Office 2007, bei dem erst­ma­lig die Fluent-Oberfläche ein­ge­führt wurde, fin­den Sie die Ver­sion Ihres Office über die runde Office-Schaltfläche, dann wäh­len Sie “Word Optio­nen” und dann in der Gruppe “Res­sour­cen” kli­cken Sie bitte auf “Info”.

Hier Micro­soft Word 2007 Ver­sion 12.0.4518.1014.

Office 2003

Office 2003 habe ich aktu­ell nicht greif­bar, also benutzte ich die “Inter­ak­tive Befehls­re­fe­renz­an­lei­tung für Word 2007 im Ver­gleich zu Word 2003” die ich im Blog­post “Hand­bü­cher für die Benut­zer­ober­flä­che von 2007 Office Sys­tem” beschrieb.

Dort wer­den Sie sehen, dass Sie im Office 2003 den glei­chen Weg gehen kön­nen um sich Ihre Ver­sion anzei­gen zu las­sen wie beim Office 2002.

Office XP bzw. Office 2002

Beim Office 2002, bzw. Office XP, fin­den Sie die Ver­si­ons­in­for­ma­tion über das Menü: “?” und dann “Info”. Hier Micro­soft Word 2002 Ver­sion 10.6612.6626 SP3.

Älter als Office 2002

Die Vor­ge­hens­weise ist iden­tisch mit der beim Office 2002.

Viel Erfolg beim Ermit­teln der Ver­si­ons­num­mer Ihres Micro­soft Office.

Häu­fig benö­tige ich in mei­nen Schu­lun­gen mit Micro­soft Office zum Vor­füh­ren von For­ma­tie­run­gen schnell einen Text.

Die ele­gante Lösung geht mit Bord­mit­teln von Micro­soft Word, die­ser Tipp funk­tio­niert in allen aktu­el­len Ver­sio­nen, also auch mit Micro­soft Word 2010. Sie kön­nen zwi­schen deut­schem und pseudo-lateinischem Blind­text wählen:

Die Ein­gabe von “=lorem(2,6)” und bestä­ti­gen mit der Ein­ga­be­taste (<ENTER>-Taste) erzeugt 2 Absätze mit 5 durch Satz­end­zei­chen getrennte Sätze in Pseudo-Latein. Bitte geben Sie die Anfüh­rungs­zei­chen nicht mit ein!

Durch Ein­gabe von “=rand(2,4)” und Bestä­ti­gen mit der <ENTER>-Taste erzeu­gen Sie 2 Absätze mit 4 Sät­zen in deut­scher Sprache.

Erscheint nach dem Betä­ti­gen mit der <ENTER>-Taste nicht der gewünschte Blind­text, so ist ver­mut­lich unter den Optio­nen für die Auto­Kor­rek­tur das Häk­chen für “Wäh­rend der Ein­gabe Erset­zen” nicht aktiviert.

In den älte­ren Word­ver­sio­nen errei­chen Sie die AutoKorrektur-Optionen über das Menü: Extras – Auto­Kor­rek­tur Optio­nen – Auto­Kor­rek­tur. Im Office 2010 ist die­ser Befehl nicht auf dem Men­ü­band vor­han­den und muss dem­zu­folge über den Backstage-Bereich: Datei – Optio­nen “Men­ü­band anpas­sen” dem Men­ü­band hin­zu­ge­fügt oder “Sym­bolleiste für den Schnell­zu­griff” der Sym­bolleiste für den Schnell­zu­griff hin­zu­ge­fügt werden.

Sie Wäh­len: Datei – Optio­nen – Sym­bolleiste für den Schnell­zu­griff (anpas­sen). Im sich dar­auf­hin öffnen­den Dia­log­fens­ter “Sym­bolleiste für den Schnell­zu­griff anpas­sen” akti­vie­ren Sie unter “Befehle aus­wäh­len” alle Befehle. Hier­nach rol­len Sie in der Aus­wahl­liste bis zum Ein­trag “AutoKorrektur-Optionen…”, wäh­len Sie hier den Ein­trag mit dem klei­nen Blitzsymbol.

Kli­cken Sie nun auf den Knopf für Hin­zu­fü­gen und Sie wer­den fortan die AutoKorrektur-Optionen in Ihrer Schnell­start­leiste vorfinden.

Viel Erfolg beim Umstieg auf Office 2010.

Am 5. Juni 2010 schrieb ich in “Inter­ak­tive Befehls­su­che für Office 2010” über die von Micro­soft neu bereit­ge­stell­ten Hilfs­mit­tel zum Umstieg von Office 2003 zu Office 2010. Lei­der war am Sams­tag gerade mal das Hand­buch für Word her­un­ter­lad­bar. Seit ges­tern sind nun auch die deut­schen Hand­bü­cher für Excel 2010 und Power­Point 2010 verfügbar.

Die Links zu den Refe­renz­hand­bü­cher mit Infor­ma­tio­nen zur Posi­tion von Befeh­len in Office 2010 sind wei­ter­hin nicht verwendbar.

Für die eng­li­sche Ver­sion des Office 2010 sind außer Out­look 2010 und Access 2010 alle inter­ak­ti­ven Hand­bü­cher für die Befehls­su­che, ein­schließ­lich Pro­ject 2010 und Visio 2010 verfügbar.

Wei­ter­hin viel Erfolg beim Umstieg auf das Office 2010.

Für den Per­so­nen­kreis, der den Umstieg von Office 2003 zu Office 2010 plant, hat Micro­soft “Inter­ak­tive Hand­bü­cher für die Befehls­su­che” bereit gestellt.

Das Ange­bot ist erst seit sehr kur­zer Zeit online, aus die­sem Grund ist aktu­ell nur die Ver­sion für Micro­soft Word 2010 frei geschal­ten, alle ande­ren sind erst ein­mal nur als Ankün­di­gung vor­han­den. Da aber nicht nur die klas­si­schen Office Anwen­dun­gen unter­stützt wer­den, erscheint mir das Ange­bot sehr interessant.

Für fol­gende Anwen­dun­gen wer­den inter­ak­tive Hand­bü­cher zur Befehls­su­che veröffentlicht:

• Micro­soft Word 2010,
• Micro­soft Excel 2010,
• Micro­soft Out­look 2010,
• Micro­soft Power­Point 2010,
• Micro­soft Pro­ject 2010,
• Micro­soft Access 2010,
• Micro­soft Info­Path 2010,
• Micro­soft One­Note 2010,
• Micro­soft Publis­her 2010 und
• Micro­soft Visio 2010.

Wie schon bei den Inter­ak­ti­ven Befehls­su­chen für das Office 2007, siehe Hand­bü­cher für die Benut­zer­ober­flä­che von 2007 Office Sys­tem, kann sich der Benut­zer für eine Anwen­dung des Office 2003 anhand der ihm bekann­ten Befehle in der Menü­leiste die neue Posi­tion der Befehle in der Rib­bon­leiste der Anwen­dung des Office 2010 anzei­gen lassen.

Die Hand­bü­cher wer­den sich auch zur Off­line Benut­zung her­un­ter­la­den las­sen (funk­tio­nierte aktu­ell noch nicht funk­tio­niert!), dazu dient der Instal­lie­ren Knopf in der rech­ten obe­ren Ecke. Der Link zum Öffnen des Hand­bu­ches bzw. der Refe­renz funk­tio­niert jedoch noch nicht.

Hier fin­den Sie die Links zu den über­ar­bei­te­ten Web­sei­ten “Erste Schritte mit Micro­soft … 2010“:

• Micro­soft Word 2010,
• Micro­soft Excel 2010,
• Micro­soft Out­look 2010,
• Micro­soft Power­Point 2010,
• Micro­soft Pro­ject 2010,
• Micro­soft Access 2010,
• Micro­soft Info­Path 2010,
• Micro­soft One­Note 2010,
• Micro­soft Publis­her 2010 und
• Micro­soft Visio 2010.

Viel Erfolg beim Umstieg.